WhatsApp und Zapier Integration – Wie funktioniert das? [Juli 2023]

Benachrichtigungen über Bestellungen, Aktualisierungen beim Versand und Anfragen zur Überprüfung von Daten sind heute übliche Kommunikationsthemen zwischen Unternehmen und Kunden. In der Regel werden diese Informationen per E-Mail versendet. Doch im Jahr 2023 verschicken zukunftsorientierte Unternehmen diese automatisierten Nachrichten über WhatsApp - den am häufigsten genutzten Kommunikationskanal weltweit. Doch wie ist das möglich, wenn WhatsApp Business diese Funktionen nicht bietet? Die Antwort lautet: Zapier.

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Was ist Zapier?

Zapier ist ein leistungsstarkes Software Tool, das es Ihnen ermöglicht, wiederkehrende Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen zu automatisieren. Mit Zapier können Sie Anwendungen miteinander verbinden und Workflows erstellen, ohne dass Sie umfangreiche Programmierkenntnisse benötigen. Das bedeutet, dass Sie Zeit und Ressourcen sparen können, indem Sie manuelle Aufgaben automatisieren und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen.

Die Funktionsweise von Zapier basiert auf dem Konzept von "Zaps". Ein Zap ist eine automatisierte Verbindung zwischen zwei oder mehr Apps, die einen Trigger und eine Aktion verwendet. Der Trigger ist ein Ereignis in einer App, das den Zap auslöst, während die Aktion eine Aufgabe in einer anderen App ist, die als Reaktion auf den Trigger ausgeführt wird.

Zapier unterstützt eine breite Palette von Apps und Diensten, darunter E-Commerce-Plattformen wie Shopify und WooCommerce, CRM-Systeme wie Salesforce und HubSpot, Kommunikationstools wie Slack und Gmail, Social-Media-Plattformen wie Facebook und Twitter, Produktivitätstools wie Trello und Google Sheets, und viele mehr. Mit über 6.000 verfügbaren Apps können Sie Zapier nutzen, um Daten zwischen Ihren bevorzugten Tools auszutauschen und Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Die Möglichkeiten von Zapier sind nahezu unbegrenzt und hängen von Ihrer Kreativität und den Anwendungen ab, die Sie integrieren möchten. Sie können zum Beispiel Zaps erstellen, um automatisch E-Mails zu versenden, Daten in Tabellenblätter einzutragen, Benachrichtigungen in Messaging-Apps zu senden, Social-Media-Beiträge zu planen und vieles mehr. Zapier ermöglicht es Ihnen, repetitive und zeitraubende Aufgaben zu eliminieren, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Besonders Interessant: Durch Zapier ist es möglich, bei vorab definierten Ereignissen in anderen Software Anwendungen automatisiert WhatsApp Nachrichten zu versenden.

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Was sind die Vorteile einer WhatsApp - Zapier Integration?

Vermeiden Sie manuelle und sich wiederholende Aufgaben

Unternehmen, bei denen regelmäßig repetitive und zeitaufwändige Arbeiten anfallen, können von den Funktionen von Zapier profitieren. Zapier kann zum Beispiel automatisch Kontakte in Google Sheets und CRM-Plattformen registrieren, sobald Ihr Unternehmen eine WhatsApp-Nachricht erhält. Jedes technisch versierte Mitglied Ihres Teams kann auf der benutzerfreundlichen Oberfläche von Zapier ohne Programmierkenntnisse Auslöser und Aktionen einrichten. Ihr Unternehmen kann sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren, die zu Ergebnissen führen, und sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben vermeiden!
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Durch den automatisierten Versand von WhatsApp Nachrichten bei vorab definierten Ereignissen können Sie ein Kundenerlebnis bieten, das sich von Ihren Wettbewerbern deutlich abhebt. Sie erhöhen die Kundenzufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Kaufes und reduzieren gleichzeitig Ihren Arbeitsaufwand.

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Anwendungsfälle von WhatsApp und Zapier

Verbinden Sie WhatsApp über Zapier mit Anwendungen und Geschäftslösungen, die Ihr Unternehmen täglich nutzt, und automatisieren Sie:

• Senden von Auftragsdetails: Automatische Übertragung von Bestelldaten aus Ihrem E-Commerce-System an WhatsApp, um Kunden über den aktuellen Status ihrer Bestellungen zu informieren.
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• Senden von Bestellbenachrichtigungen: Benachrichtigen Sie Kunden über neu eingegangene Bestellungen per WhatsApp, um ihnen eine schnelle Bestätigung und wichtige Updates zu senden.
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• Kunden über Versand-Updates informieren: Senden Sie automatisch Status- und Tracking-Informationen zu Versandvorgängen an Kunden, um ihnen aktuelle Informationen über den Fortschritt ihrer Lieferungen zur Verfügung zu stellen.
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• Versenden von Zahlungsbestätigungen: Automatisches Senden von Zahlungsbestätigungen an Kunden per WhatsApp, um den Zahlungseingang umgehend zu bestätigen.
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• Erstellen von Support-Tickets: Erfassen Sie eingehende Support-Anfragen über WhatsApp und erstellen Sie automatisch Support-Tickets in Ihrem Helpdesk-System, um den Prozess zu vereinfachen und die Reaktionszeit zu verkürzen.
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• Zuweisung von Chats an Vertriebsmitarbeiter: Leiten Sie eingehende WhatsApp-Nachrichten an die entsprechenden Vertriebsmitarbeiter weiter, um sicherzustellen, dass Kundenanfragen schnell und effizient bearbeitet werden.
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• Registrieren von Kontakten in Tabellen und CRM-Plattformen: Speichern Sie neue Kontakte, die über WhatsApp generiert werden, automatisch in Tabellen oder CRM-Plattformen, um Informationen zu sammeln und den Vertriebsprozess zu unterstützen.
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• Anfragen von Bewertungen und Rezensionen: Automatisches Versenden von Anfragen über WhatsApp an Kunden, um sie zur Abgabe von positiven Bewertungen und Rezensionen zu ermutigen und das Feedback zu sammeln.

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Wie verknüpfe ich WhatsApp mit Zapier und versende automatisiert Nachrichten?

Hinweis: Eine direkte Verknüpfung von Zapier und WhatsApp ist zur Zeit nicht möglich. Der einzige Weg ist eine Verknüpfung von Zapier mit der Software eines Anbieters der WhatsApp API Schnittstelle wie beispielsweise Mateo.

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Voraussetzungen:

• Es besteht ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle, beispielsweise über das professionelle Messaging-Tool von Mateo
• Sie besitzen Zugriff auf ein Zapier Konto mit einer Berechtigung für das Bearbeiten von Zaps
• Sie haben WhatsApp Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Anwendungszweck (z.B. eine Bestellbestätigung) formuliert, bei Meta eingereicht und genehmigt bekommen

Voraussetzungen nicht erfüllt? Wir unterstützen Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach über unser Web-Widget oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.
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Alle Voraussetzungen erfüllt? Dann kann es mit der Verknüpfung von WhatsApp, Mateo und Zapier losgehen:
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1. Loggen Sie sich in Zapier ein
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2. Erstellen Sie einen neuen "Zap" mit dem Button in der linken Ecke
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3. Wählen Sie den "Auslöser" (z. B. Shopify → bei jeder neuen Bestellung)
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4. Wählen Sie die "Aktion" (z. B. Mateo → WhatsApp Nachrichtenvorlage senden)
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5. Bestätigen Sie den neuen Zap und schalten Sie ihn live
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6. Gratulation! Es werden nun vollautomatisierte WhatsApp Nachrichten versendet. Beispielsweise erhalten Kunden bei jeder neuen Bestellung eine Bestellbestätigung und Versandinformationen per WhatsApp.

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Best Practices für die Zapier & WhatsApp Integration

Um das volle Potenzial der WhatsApp-Zapier-Integration auszuschöpfen, gibt es einige bewährte Praktiken, die Sie berücksichtigen sollten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps, um die Integration effektiv zu nutzen:

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1. Klare Ziele definieren: Bevor Sie Ihre Automatisierungen einrichten, sollten Sie klare Ziele und Zwecke für die WhatsApp-Zapier-Integration festlegen. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Sie von der Automatisierung und Kommunikation mit WhatsApp profitieren möchten.

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2. Passende Trigger und Aktionen auswählen: Wählen Sie die richtigen Trigger- und Aktionselemente für Ihre Zaps aus. Überlegen Sie genau, welche Ereignisse in anderen Apps die Automatisierung in WhatsApp auslösen sollen und welche Aktionen in WhatsApp durchgeführt werden sollen.

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3. Testen und Überwachen: Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Zaps zu testen und zu überwachen. Stellen Sie sicher, dass die Automatisierungen reibungslos funktionieren und die gewünschten Ergebnisse liefern. Überprüfen Sie regelmäßig, ob alle Zaps wie erwartet ausgeführt werden.

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4. Daten- und Datenschutz beachten: Achten Sie darauf, dass Sie die Datenschutzrichtlinien und rechtlichen Bestimmungen einhalten. Stellen Sie sicher, dass sensible Daten sicher behandelt und übertragen werden, insbesondere wenn es um Kundeninformationen oder personenbezogene Daten geht.

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5. Skalierbarkeit berücksichtigen: Planen Sie Ihre Automatisierungen mit Blick auf zukünftiges Wachstum und Skalierbarkeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Zaps flexibel genug sind, um mit steigenden Anforderungen und zunehmender Nutzung von WhatsApp und anderen Apps umzugehen.

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6. Nutzen Sie vorhandene Zap-Templates: Zapier bietet eine Vielzahl von vorgefertigten Zap-Templates, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Nutzen Sie diese Templates als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre spezifischen Anforderungen an.

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Indem Sie diese Best Practices befolgen, können Sie das volle Potenzial der WhatsApp-Zapier-Integration ausschöpfen und Ihre Arbeitsabläufe optimieren. Experimentieren Sie mit verschiedenen Zaps, um diejenigen zu finden, die am besten zu Ihren individuellen Anforderungen passen.

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Die WhatsApp API mit Mateo nutzen und dank Zapier über 6.000 Apps verbinden

Mit der WhatsApp Business API bietet Mateo eine Lösung, um WhatsApp über Zapier mit mehr als 6.000 Anwendungen zu verbinden, ohne Programmierkenntnisse.

Zapier unterstützt Tausende weit verbreiteter Business-Software und Anwendungen. Mit Zapier können Sie automatisierte Workflows erstellen und Ihre Mateo Inbox (inklusive WhatsApp) mit weit verbreiteten Anwendungen verbinden, wie z.B.:

• HubSpot, Salesforce und Pipedrive
• Gmail, Outlook und Slack
• Google Sheets und Excel
• Shopify und WooCommerce

Hier finden Sie eine Übersicht über alle Anwendungen, die durch Zapier mit Mateo verknüpft werden können. Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

Mateo hat noch deutlich mehr zu bieten. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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