WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern – So geht’s!

WhatsApp ist die weltweit am meisten genutzte Messenger-App und wird nicht nur privat, sondern auch immer häufiger von Unternehmen genutzt. WhatsApp ist nämliche der favorisierte Messaging-Kanal von B2C-Kunden. Mit WhatsApp Business steht Unternehmen leistungsstarke Kommunikationsplattform zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist.

Die Möglichkeit, den WhatsApp Account mit mehreren Mitarbeitern zu verwenden, ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung, da dies die Flexibilität erhöhen und Arbeitsabläufe verbessern kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie auch Sie Ihren WhatsApp Business Account mit mehreren Mitarbeitern einrichten und nutzen können – und welche Vorteile das mit sich bringt.

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Anleitung zur Einrichtung von WhatsApp Business für mehrere Mitarbeiter

Anleitung: WhatsApp Business auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones einrichten

Folgen Sie den beschriebenen Schritten, um den WhatsApp Business Account auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones gleichzeitig zu nutzen:
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1. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neueste Version der WhatsApp Business App auf allen Geräten installiert haben, auf denen Sie den Account nutzen möchten.
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2. Öffnen Sie die App auf Ihrem Hauptgerät und gehen Sie zu "Einstellungen" > "Verknüpfte Geräte“. Bei manchen Geräten wird die Auswahl „Verknüpfte Geräte“ auch direkt als Menüpunkt neben den „Einstellungen“ angezeigt.
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3. Scannen Sie den QR-Code, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, mit Ihrem anderen Gerät.
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4. Sobald Sie den QR-Code gescannt haben, wird Ihr WhatsApp Business Account automatisch auf dem anderen Gerät aktiviert.
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5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Smartphones von Mitarbeitern, auf denen der Account genutzt werden soll. Die maximale Anzahl ist derzeit auf 4 Geräte limitiert.

Anleitung: WhatsApp Business auf Desktop PCs oder Laptops Ihrer Mitarbeiter einrichten

Einrichtung mit Windows Betriebssystem

Die Windows Desktop-Anwendung muss zu Beginn aus dem Microsoft Store heruntergeladen. Die Desktop-Anwendung funktioniert nur mit Betriebssystem Windows 8.1 oder höher.

Nachdem die Anwendung heruntergeladen wurde, muss sie gestartet und der Setup-Vorgang durchgeführt werden. Nach einer Weile erscheint auch hier ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

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Einrichtung mit macOS Betriebssystem

WhatsApp Desktop kann auch auf Apple-Computern installiert werden. Die Anwendung kann über diesen Download Link von WhatsApp heruntergeladen werden (Quelle: whatsapp.com/download), wobei die Einrichtung identisch mit der Windows-App ist.

Anwendung herunterladen, starten und den Setup-Vorgang durchführen. Nach einer Weile erscheint ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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● WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen

● Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen

● „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen

● Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen
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Auf diese Weise ist WhatsApp Desktop für mehrere Mitarbeiter sowohl auf Windows als auch auf macOS Geräten nutzbar.

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Tipp: Um verknüpfte WhatsApp Multi-Device Geräte Ihrer Mitarbeiter wieder zu entfernen, müssen Sie in den WhatsApp Einstellungen unter dem Menüpunkt „Verknüpfte Geräte“ das zu entfernende Gerät des entsprechenden Mitarbeiters auswählen und anschließend auf „abmelden“ klicken.

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WhatsApp Business Premium mit mehreren Mitarbeitern nutzen

Seit einigen Monaten stellt WhatsApp mit der Premium-Version einigen ausgewählten Unternehmen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. WhatsApp Premium kann nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase kostenpflichtig abonniert werden. Jedoch ist diese Funktion bislang nur für Android-Nutzer und nur in bestimmten Ländern verfügbar. Auf der Homepage von WhatsApp können Sie sich über die aktuelle Verfügbarkeit von WhatsApp Business Premium informieren. Bei WhatsApp Premium können statt den maximal 5 Mitarbeitern bzw. Geräten (1 Hauptgerät + 4 weitere Geräte) nun bis zu 10 Mitarbeiter denselben WhatsApp Account verwenden. Mit WhatsApp Premium ist sogar nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Nachricht gesendet hat. Außerdem können Chats an die verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. Damit bietet WhatsApp Premium zwar einige zusätzliche Funktionen, aber WhatsApp Newsletter Marketing und eine unbegrenzte  Anzahl an Nutzern, Geräten und Nummern wie bei der WhatsApp API sind nicht verfügbar. Zudem ist WhatsApp Premium nicht DSGVO-konform.

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Vorteile von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern
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1. Größeres Nachrichtenvolumen in der Kundenkommunikation

Durch die Verwendung von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern können Unternehmen die Effizienz ihrer Kundenkommunikation erheblich steigern. Dadurch, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingehende Kundenanfragen beantworten können, steigert sich die Kapazität schlagartig.

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2. Verbesserter Kundenservice durch schnelle Reaktionszeiten

WhatsApp Business bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, mit Kunden zu interagieren und ihnen einen schnellen und persönlichen Kundenservice zu bieten. Durch die Verfügbarkeit von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig können Sie Ihren Kunden kürzere Antwortzeiten und somit einen noch höherwertigen Service bieten.

3. Flexibilität und Mobilität

Da WhatsApp Business auf von mehreren Mitarbeitern auch auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden kann, bietet es Unternehmen die Flexibilität und Mobilität, die sie benötigen, um unterwegs effektiv zu arbeiten. Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros kommunizieren und für Kundenanfragen zur Verfügung stehen, was die Effizienz und Produktivität erhöht.

4. Etliche weitere Vorteile mit der WhatsApp Business API

WhatsApp bietet auch eine API Schnittstelle an, durch die Unternehmen über die Software von Drittanbietern wie Mateo eine professionelle Kommunikationslösung verwenden können. Die API von WhatsApp ist die einzige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, WhatsApp DSGVO-konform zu nutzen, unbegrenzt viele Rufnummern und Mitarbeiter anzubinden und hocheffektives WhatsApp Newsletter Marketing zu betreiben. Mit der WhatsApp Business API können auf einfache Weise Integrationen mit anderen Tools und Systemen erstellt und somit die Effektivität ihrer Kommunikation weiter verbessert werden.

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WhatsApp Business mit unbegrenzten vielen Mitarbeitern, Geräten  und Telefonnummern über die WhatsApp API nutzen

Über die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo können Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount mit beliebig vielen Mitarbeitern und einer unbegrenzten Anzahl an Geräten zu verwenden. Sogar die Zahl der Telefonnummern, die Sie mit Ihrem WhatsApp Unternehmensaccount verknüpfen können, ist unbegrenzt. 

Darüber hinaus ist die WhatsApp Business API der einzige Weg, WhatsApp DSGVO-konform  für die Kundenkommunikation einzusetzen. 

Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, warum WhatsApp Business nicht mit der DSGVO vereinbar ist.

Die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile und revolutioniert Ihre Kundenkommunikation in dutzenden Aspekten:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit hoher Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstigster Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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