WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern nutzen – Anleitung [August 2025]

WhatsApp ist die weltweit am meisten genutzte Messenger-App und wird nicht nur privat, sondern auch immer häufiger von Unternehmen genutzt. WhatsApp ist nämliche der favorisierte Messaging-Kanal von B2C-Kunden. Mit WhatsApp Business steht Unternehmen leistungsstarke Kommunikationsplattform zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist.

Die Möglichkeit, den WhatsApp Account mit mehreren Mitarbeitern zu verwenden, ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung, da dies die Flexibilität erhöhen und Arbeitsabläufe verbessern kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie auch Sie Ihren WhatsApp Business Account mit mehreren Mitarbeitern einrichten und nutzen können – und welche Vorteile das mit sich bringt.

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Anleitung zur Einrichtung von WhatsApp Business für mehrere Mitarbeiter

Anleitung: WhatsApp Business auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones einrichten

Folgen Sie den beschriebenen Schritten, um den WhatsApp Business Account auf mehreren Mitarbeiter-Smartphones gleichzeitig zu nutzen:
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• 1.: Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neueste Version der WhatsApp Business App auf allen Geräten installiert haben, auf denen Sie den Account nutzen möchten.
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• 2.: Öffnen Sie die App auf Ihrem Hauptgerät und gehen Sie zu "Einstellungen" > "Verknüpfte Geräte“. Bei manchen Geräten wird die Auswahl „Verknüpfte Geräte“ auch direkt als Menüpunkt neben den „Einstellungen“ angezeigt.
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• 3.: Scannen Sie den QR-Code, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, mit Ihrem anderen Gerät.
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• 4.: Sobald Sie den QR-Code gescannt haben, wird Ihr WhatsApp Business Account automatisch auf dem anderen Gerät aktiviert.
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• 5.: Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Smartphones von Mitarbeitern, auf denen der Account genutzt werden soll. Die maximale Anzahl ist derzeit auf 4 Geräte limitiert.

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Anleitung: WhatsApp Business auf Desktop PCs oder Laptops Ihrer Mitarbeiter einrichten

Einrichtung mit Windows Betriebssystem

Die Windows Desktop-Anwendung muss zu Beginn aus dem Microsoft Store heruntergeladen. Die Desktop-Anwendung funktioniert nur mit Betriebssystem Windows 8.1 oder höher.

Nachdem die Anwendung heruntergeladen wurde, muss sie gestartet und der Setup-Vorgang durchgeführt werden. Nach einer Weile erscheint auch hier ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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• 1.: WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen
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• 2.: Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen
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• 3.: „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen
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• 4.: Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen

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Einrichtung mit macOS Betriebssystem

WhatsApp Desktop kann auch auf Apple-Computern installiert werden. Die Anwendung kann über diesen Download Link von WhatsApp heruntergeladen werden (Quelle: whatsapp.com/download), wobei die Einrichtung identisch mit der Windows-App ist.

Anwendung herunterladen, starten und den Setup-Vorgang durchführen. Nach einer Weile erscheint ein QR-Code. Daraufhin müssen folgende Schritte unternommen werden:
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• 1.: WhatsApp Business App auf dem Smartphone öffnen
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• 2.: Das Menü (Android) oder die Einstellungen (iOS) öffnen
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• 3.: „Gerät hinzufügen“ auswählen, um den QR-Code-Scanner zu öffnen
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• 4.: Den QR-Code auf dem Computerbildschirm scannen
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Auf diese Weise ist WhatsApp Desktop für mehrere Mitarbeiter sowohl auf Windows als auch auf macOS Geräten nutzbar.

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Tipp: Um verknüpfte WhatsApp Multi-Device Geräte Ihrer Mitarbeiter wieder zu entfernen, müssen Sie in den WhatsApp Einstellungen unter dem Menüpunkt „Verknüpfte Geräte“ das zu entfernende Gerät des entsprechenden Mitarbeiters auswählen und anschließend auf „abmelden“ klicken.

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WhatsApp Business Premium mit mehreren Mitarbeitern nutzen

Seit einigen Monaten stellt WhatsApp mit der Premium-Version einigen ausgewählten Unternehmen zusätzliche Funktionen zur Verfügung. WhatsApp Premium kann nach der kostenlosen 30-tägigen Testphase kostenpflichtig abonniert werden. Jedoch ist diese Funktion bislang nur für Android-Nutzer und nur in bestimmten Ländern verfügbar. Auf der Homepage von WhatsApp können Sie sich über die aktuelle Verfügbarkeit von WhatsApp Business Premium informieren. Bei WhatsApp Premium können statt den maximal 5 Mitarbeitern bzw. Geräten (1 Hauptgerät + 4 weitere Geräte) nun bis zu 10 Mitarbeiter denselben WhatsApp Account verwenden. Mit WhatsApp Premium ist sogar nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter welche Nachricht gesendet hat. Außerdem können Chats an die verantwortlichen Mitarbeiter zugewiesen werden. Damit bietet WhatsApp Premium zwar einige zusätzliche Funktionen, aber WhatsApp Newsletter Marketing und eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern, Geräten und Nummern wie bei der WhatsApp API sind nicht verfügbar. Zudem ist WhatsApp Premium nicht DSGVO-konform.

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Vorteile von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern
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Größeres Nachrichtenvolumen in der Kundenkommunikation

Durch die Verwendung von WhatsApp Business mit mehreren Mitarbeitern können Unternehmen die Effizienz ihrer Kundenkommunikation erheblich steigern. Dadurch, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig eingehende Kundenanfragen beantworten können, steigert sich die Kapazität schlagartig.

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Verbesserter Kundenservice durch schnelle Reaktionszeiten

WhatsApp Business bietet Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit, mit Kunden zu interagieren und ihnen einen schnellen und persönlichen Kundenservice zu bieten. Durch die Verfügbarkeit von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig können Sie Ihren Kunden kürzere Antwortzeiten und somit einen noch höherwertigen Service bieten.

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Flexibilität und Mobilität

Da WhatsApp Business auf von mehreren Mitarbeitern auch auf mehreren Geräten gleichzeitig verwendet werden kann, bietet es Unternehmen die Flexibilität und Mobilität, die sie benötigen, um unterwegs effektiv zu arbeiten. Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros kommunizieren und für Kundenanfragen zur Verfügung stehen, was die Effizienz und Produktivität erhöht.

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Etliche weitere Vorteile mit der WhatsApp Business API

WhatsApp bietet auch eine API Schnittstelle an, durch die Unternehmen über die Software von Drittanbietern wie Mateo eine professionelle Kommunikationslösung verwenden können. Die API von WhatsApp ist die einzige Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, WhatsApp DSGVO-konform zu nutzen, unbegrenzt viele Rufnummern und Mitarbeiter anzubinden und hocheffektives WhatsApp Newsletter Marketing zu betreiben. Mit der WhatsApp Business API können auf einfache Weise Integrationen mit anderen Tools und Systemen erstellt und somit die Effektivität ihrer Kommunikation weiter verbessert werden.

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WhatsApp Business mit unbegrenzten vielen Mitarbeitern, Geräten  und Telefonnummern über die WhatsApp API nutzen

Über die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo können Sie Ihren WhatsApp Unternehmensaccount mit beliebig vielen Mitarbeitern und einer unbegrenzten Anzahl an Geräten zu verwenden. Sogar die Zahl der Telefonnummern, die Sie mit Ihrem WhatsApp Unternehmensaccount verknüpfen können, ist unbegrenzt. 

Darüber hinaus ist die WhatsApp Business API der einzige Weg, WhatsApp DSGVO-konform  für die Kundenkommunikation einzusetzen. 

Lesetipp: In unserem Artikel „WhatsApp Business DSGVO“ haben wir alle Hintergrundinformationen zusammengefasst und erklären, warum WhatsApp Business nicht mit der DSGVO vereinbar ist.

Die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile und revolutioniert Ihre Kundenkommunikation in dutzenden Aspekten:

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• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.
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• Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierug von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.

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