WhatsApp Newsletter erstellen - Anleitung für Unternehmen [Juli 2024]

Grundlagen des WhatsApp Newsletters

WhatsApp-Newsletter sind kostenpflichtige Massennachrichten über den WhatsApp Messenger, um relevante und wertvolle Informationen an Kunden zu versenden. WhatsApp selbst nennt diese Nachrichten „Promotional Messages“. Sie können beispielsweise ihre Zielgruppe über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden an Serviceintervalle erinnern. Der WhatsApp Newsletter kann somit als Teil des sogenannten „Conversational Commerce“ genutzt werden, bei dem Nutzer per Chat mit dem Unternehmen Produkte und Dienstleistungen erwerben können.

Um Spam und übermäßige Werbung auf WhatsApp Business zu verhindern, hat der Mutterkonzern Meta einige Regeln für die Nutzung der WhatsApp API und den Versand von Newslettern festgelegt. Unter anderem gibt es Obergrenzen für die Anzahl von versendeten Nachrichten und auch der Inhalt wird überprüft. Jede Nachrichtenvorlage für Newsletter muss von Meta vorab freigegeben werden. Aus rechtlicher Sicht muss außerdem die DSGVO beachtet werden, welche eine Zustimmung (Opt-In) des Nutzers zum Empfang des Newsletters voraussetzt. Der Versand von Promotional Messages ist nur über die WhatsApp API möglich und DSGVO-konform. Diese Voraussetzungen mögen sich vielleicht aufwändig anhören, sind jedoch mit hellomateo sehr simpel umzusetzen.

Möchten Sie mehr über den Dienstleistungsumfang von hellomateos WhatsApp Newsletter Service erfahren? Oder haben Sie Interesse an einem Posteingang, in dem Kundenanfragen von verschiedenen Kommunikationskanäle zentral gebündelt und effizient bearbeitet werden können? Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin.

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Warum sollten Unternehmen WhatsApp Newsletter erstellen?

Mit WhatsApp Kampagnen haben Sie das Potenzial, ihre Kunden dort zu erreichen, wo sie sich sowieso aufhalten. Darüber hinaus gibt es noch viele andere Gründe, warum Sie Ihr Online Marketing mit WhatsApp aufwerten sollten: 

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Das Resultat bei den meisten Unternehmen: Höherer Customer-Lifetime-Value, Umsatzsteigerungen und höherer Unternehmensgewinn, auch durch Upselling und Cross-Selling. Mehr Informationen zu den Vorteilen von WhatsApp Marketing erhalten Sie hier.

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WhatsApp Newsletter erstellen - Schritt 1: Voraussetzungen für Unternehmen prüfen

Alle Unternehmen, die WhatsApp Business oder die WhatsApp API Schnittstelle nutzen, müssen die WhatsApp Commerce Policy einhalten. Laut der Handelsrichtlinie sind folgende Branchen und Dienstleistungen von der Nutzung sämtlicher WhatsApp Business Produkte ausgeschlossen:

• Alkohol, Tabakwaren und Zubehör
• Drogen und Medikamente
• Illegale Produkte und Dienstleistungen
• Unsichere Nahrungsergänzungsmittel
• Waffen, Munition oder Sprengstoff
• uvm.

Dementsprechend müssen Unternehmen vorab prüfen, ob sie laut der Handelsrichtlinie berechtigt sind, WhatsApp Business bzw. WhatsApp Business API zu nutzen und ob sie bei der Verwendung des Messengers die Nutzungsbedingungen einhalten können. Ansonsten droht die Sperrung des WhatsApp Profils.

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Um WhatsApp Newsletter gemäß der DSGVO und der Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu versenden, müssen zusätzlich die WhatsApp Business API  verwendet werden.

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Achtung: Versenden Sie bitte keine Newsletter über die WhatsApp Broadcast Funktion. Der Versand von Marketing Nachrichten per WhatsApp Broadcast ist genauso wie die Verwendung der standardmäßigen WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform. Nur über die WhatsApp Business API Plattform ist der Versand von Marketing Nachrichten an Ihre Zielgruppe mit den Datenschutzrichtlinien vereinbar. Alle Infos dazu erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp Broadcast fürs Online Marketing verwenden? Lieber nicht!".

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Schritt 2: WhatsApp API Anbieter auswählen

Da der professionelle und DSGVO-konforme Versand von WhatsApp Newslettern nur über die WhatsApp API Schnittstelle möglich ist, müssen Sie, falls noch nicht geschehen, einen WhatsApp API Anbieter auswählen. Bitte beachten Sie dabei, dass nicht alle WhatsApp API Anbieter auch das Erstellen, Versenden und Analysieren von WhatsApp Newslettern unterstützen.

Der Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne unterscheidet sich grundsätzlich je nach Anbieter der WhatsApp API. Einige generelle Schritte werden jedoch bei keiner Kampagne fehlen und sind im Folgenden aufgelistet.

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Schritt 3: Opt-In der Kunden einsammeln

Opt-In Grundlagen bei WhatsApp Newslettern

Genauso wie beim E-Mail Newsletter gilt auch bei über WhatsApp Business versendeten Newslettern, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung der Abonnenten oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Im Gegensatz zum Opt-out, bei dem die betroffene Person der Speicherung von Daten oder dem Empfang von Werbung aktiv widersprechen muss, muss beim Opt-in der Empfänger aktiv zustimmen. Die Bedingungen für Einwilligung sind in Art. 7 DSGVO geregelt.

Der Versand von WhatsApp Newslettern ohne Einverständniserklärung der Empfänger verstößt sowohl gegen geltendes Recht als auch gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp Business und kann somit nicht nur zu einer Sperrung des WhatsApp Accounts führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um die WhatsApp Nutzungsbedingungen und die DSGVO gleichzeitig einzuhalten, sollte zudem darauf geachtet werden, dass der Name des jeweiligen Unternehmens eindeutig zu erkennen ist und der betroffenen Person deutlich gemacht wird, dass sie durch die Zustimmung Werbenachrichten erhalten wird. Es ist ebenfalls empfehlenswert, mitzuteilen, wie oft die Person den Newsletter erhält. Eine klare Kommunikation schafft die nötige Vertrauensbasis zum Kunden. Und dieses Vertrauen sollte nicht ausgenutzt werden, denn den Empfängern muss die Möglichkeit gegeben werden, den WhatsApp Newsletter jederzeit mit wenigen Klicks abzubestellen. Beim WhatsApp Messenger ist standardmäßig die Funktion integriert, dass Empfänger lediglich eine Nachricht mit “Stop” an das Unternehmen senden müssen, um den Newsletter abzubestellen. Wenn ein Unternehmen also im Abstand von nur wenigen Tagen Newsletter versendet oder den Kunden keinen Mehrwert bietet, sinkt die Abonnentenzahl rasch gegen Null. In unserem Artikel über WhatsApp Marketing haben wir dazu viele hilfreiche Tipps aufgeführt.

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Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-In

Die Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-in sind vielseitig: Entweder Pop-Up auf der Webseite, per Formular zum Ausfüllen, als Link auf Social Media oder als Einladung in der per Mail versandten Bestellbestätigung. Mit ein wenig Kreativität und attraktiven Anreizen, wie zum Beispiel Rabatt auf den ersten Einkauf nach Abonnieren des Newsletters, können Sie sich schnell eine große Anzahl an treuen Newsletter-Empfängern aufbauen. Hellomateo unterstützt Sie gerne dabei.

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Schritt 4: Zielgruppe auswählen und Nachricht formulieren

Identifizieren Sie zunächst Ihre Zielgruppe, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht die richtigen Personen erreicht und interessant für Ihre Kunden ist. Nutzen Sie vorhandene Daten, um Ihre Empfänger in spezifische Segmente zu unterteilen. Dies ermöglicht eine gezielte Ansprache und erhöht die Relevanz Ihrer Inhalte. Formulieren Sie anschließend eine klare und prägnante Nachricht. Verwenden Sie Personalisierung, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu gewinnen, und integrieren Sie visuelle Elemente wie Bilder und Videos, um die Nachricht ansprechender zu gestalten. Achten Sie darauf, dass der Ton und Inhalt der Nachricht zur Zielgruppe passen.

Sobald die Nachricht formuliert ist, müssen Sie diese genauso wie andere Nachrichtenvorlagen bei Meta einreichen und bis zu 24 h auf die Genehmigung warten.

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Schritt 5: Newsletter versenden

Nachdem Sie die Nachrichten formuliert haben, ist der Versand der nächste wichtige Schritt. Bestimmen Sie den optimalen Zeitpunkt für den Versand, basierend auf den Aktivitätszeiten Ihrer Zielgruppe. Nutzen Sie, falls Ihr WhatsApp API Anbieter diese unterstützt, Automatisierungstools, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten pünktlich und regelmäßig versendet werden. Ein regelmäßiger Versandplan hilft, die Kundenbindung zu stärken und Ihre Marke im Gedächtnis der Empfänger zu verankern.

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Schritt 6: Ergebnisse analysieren

Nach dem Versand Ihrer Nachrichten ist es entscheidend, den Erfolg Ihrer Kampagne zu messen und kontinuierlich zu optimieren. Analysieren Sie die Öffnungs-, Klick-, Antwort- und Konversionsraten Ihrer Nachrichten, um zu verstehen, wie gut Ihre Kampagne funktioniert. Sammeln Sie Feedback von Ihren Empfängern, um die Zufriedenheit zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Passen Sie Ihre Strategie basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen an, um die Effektivität Ihrer WhatsApp Newsletter kontinuierlich zu steigern.

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Anwendungsbeispiele von WhatsApp Newslettern

Es gibt eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten von WhatsApp Newslettern. Machen Sie beispielsweise Kunden darauf aufmerksam, dass Produkte, die sie regelmäßig kaufen, wieder verfügbar sind. Sie können außerdem Up-Selling und Cross-Selling Strategien besonders erfolgreich durchführen. Wenn ein Kunde bereits etwas aus Ihrem Produkt- oder Dienstleistungsportfolio erworben hat, genügt häufig eine kurze WhatsApp Nachricht, um weitere dazu passende Artikel zu verkaufen. Falls Sie beispielsweise ein Hotel betreiben, können Sie Ihre Gäste auf die Spezialitäten Ihres hauseigenen Restaurants aufmerksam machen.

In vielen Branchen stehen saisonbedingt zu bestimmten Zeitpunkten einige Produkte und Dienstleistungen im Fokus. Erinnern Sie Ihre Kunden einfach über WhatsApp Business an anstehende Serviceintervalle wie z.B. Reifenwechsel, die Inspektion oder die Erneuerung der TÜV-Plakette.

Welcher Kunde freut sich nicht über einen persönlichen Rabattgutschein zum Geburtstag oder herzliche Weihnachtsgrüße? Mit dem WhatsApp Newsletter heben Sie Kundenbeziehungen auf ein höheres Niveau.

Natürlich können auch ganz klassisch neue Produkte beworben werden. Wie in unserem Artikel über WhatsApp Marketing beschrieben, sollten Newsletter nicht zu häufig versendet werden. Bei Produkten, bei denen wahrscheinlich großes Kundeninteresse besteht, lohnt sich eine kurze WhatsApp Nachricht jedoch. 

Mit hellomateo können selbstverständlich auch automatisierte Nachrichten zu Bestellungen versendet werden. Nachrichten wie diese sind keine Werbenachrichten, sondern wichtige Kundeninformationen und benötigen daher kein Opt-In.

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Kosten von WhatsApp Newsletter Marketing

WhatsApp Newsletter zählen zu der "Marketing"-Kategorie von Nachrichten und kosten in Deutschland 11,31 Cent pro Newsletter. Dazu kommen die Gebühren, die Ihr WhatsApp API Anbieter verlangt. WhatsApp Newsletter können ausschließlich über die WhatsApp API Schnittstelle versendet werden. Ein Versand über die herkömmliche WhatsApp Business App ist nicht möglich. Die Gesamtkosten pro Newsletter sind letztendlich höher als bei E-Mails, doch durch die enorm gesteigerte Konversionsrate lohnen sich WhatsApp Newsletter für die meisten Unternehmen.

• Service: Unterhaltung, die von einem Kunden gestartet wurde. Seit dem 01.11.2024 komplett kostenfrei (vorher 6,79 Cent).

• Verwaltung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und für den Kunden wichtige Informationen enthält. Beispielsweise Infos über Bestellungen, Transaktionen und Kundenaccounts. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Authentifizierung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und Verifizierungscodes für den Zugriff auf das Kundenkonto enthält. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Marketing: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und werbliche Nachrichten wie beispielsweise Produktankündigungen oder Rabattaktionen beinhaltet. Kosten in Deutschland: 11,31 Cent

Da alle Unterhaltungen, die von dem Unternehmen initiiert wurden, ausschließlich mit einer Nachrichtenvorlage begonnen werden können, erfolgt die Einteilung in die Kategorien anhand dieser Nachrichtenvorlage. Hier finden Sie die aktuellen Preise direkt von Meta.

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WhatsApp Newsletter mit hellomateo versenden

Mit hellomateo erhalten Sie zusätzlich noch viele weitere nützliche Dienstleistungen, um die Konversionsrate Ihrer WhatsApp Marketing Kampagne zu steigern. Wir beginnen mit der Definition des Zielbilds und analysieren sowohl den Kundenstamm als auch die Qualität Ihrer Kundendaten. Daraufhin bereiten wir den Marketing-Kalender vor und legen gemeinsam eine Content Strategie mitsamt den Zielgruppen fest. Wir kümmern uns um den Import Ihrer Daten, die Erstellung intelligenter Segmente und helfen dabei, das Opt-In Ihrer Bestandskunden einzuholen. Außerdem planen wir regelmäßige Termine​ auf Wochen-, Monats- und Quartalsebene, in denen Ihre WhatsApp Marketing Kampagne kontinuierlich optimiert und durchgeplant wird. Des Weiteren übernehmen wir nicht nur den Versand der richtigen Kampagne an die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit, sondern führen auch noch eine tiefgründige Analyse des Marketingerfolgs durch, sodass wir Ihnen monatlich einen Report mit KPIs wie dem Sendout und der Opening Rate übermitteln können. Hellomateo bietet also einen vollumfänglichen WhatsApp-Marketing-Service, welcher individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Kunden angepasst wird. Insofern können Sie Ihre Personalressourcen in anderen Bereichen einsetzen und von unserem Know-how profitieren.

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hellomateosMessaging Software bietet weit mehr als eine schlichte Benutzeroberfläche von WhatsApp API. Diverse Eigenschaften und Tools führen dazu, dass durch hellomateos zentrale Messaging Software die Kundenkommunikation deutlich effizienter wird. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Kundenreisen mit Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen und Erinnerungen erstellen.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• ‍Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierung von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.
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