VEHR Hörakustik begeistert Kunden und verschlankt Prozesse dank automatisierter Kundenkommunikation über hellomateo

VEHR Hörakustik ist ein familiengeführtes Unternehmen, das seit 1989 im Emsland und in Rheine für besseres Hören steht. Unter der Leitung von Jannik Vehr in zweiter Generation ist der Betrieb auf sechs Standorte mit 22 Mitarbeitenden gewachsen. Im Mittelpunkt stehen Qualität, persönliche Beratung und ein Service, der sich konsequent an den individuellen Bedürfnissen der Kunden orientiert – vom kostenlosen Hörtest über die Anpassung moderner Hörsysteme bis hin zu Tinnituslösungen, Gehörschutz und In-Ear Monitoring. Hausbesuche und Informationsangebote in Seniorenheimen ergänzen das Leistungsspektrum. Das Leitmotiv „Hören heißt VEHRstehen“ prägt den Anspruch, jeden Kunden so zu begleiten, dass Hören wieder als Gewinn im Alltag erlebt wird.

Vor der Einführung von hellomateo nutzte VEHR Hörakustik WhatsApp bereits, allerdings über einzelne WhatsApp Business Accounts auf Firmen-iPhones. Die Prozesse waren manuell, unübersichtlich und aus Datenschutzperspektive nicht optimal gelöst. Automatisierungen ließen sich in diesem Setup nicht abbilden. Gleichzeitig stieg der administrative Aufwand im Unternehmen stetig. Branchenanforderungen, Zertifizierungen und organisatorische Themen banden wertvolle Zeit, die eigentlich für Kunden gedacht war. Marketing- und Bestandskundenkommunikation waren stark von einzelnen Mitarbeitenden abhängig und nicht strukturiert skalierbar. Obwohl WhatsApp von den Kunden gut angenommen wurde und deutlich persönlicher wirkte als E-Mail, fehlte eine professionelle, integrierte Lösung, die Automatisierung, Datenschutz und Systemanbindung vereint.

Mit hellomateo automatisiert VEHR Hörakustik die gesamte Kundenreise – von der ersten Kontaktaufnahme bis zur langfristigen Servicebindung. Sobald ein Termin im Branchensystem erfasst wird, startet eine automatisierte WhatsApp-Willkommensnachricht. Kunden können sich direkt für den WhatsApp Newsletter anmelden, wobei eine Segmentierung nach Kundengruppen erfolgt. Vor dem ersten Beratungsgespräch wird automatisch ein Fragebogen versendet. So können Kunden ihre Erwartungen schildern, während sich das Team gezielt vorbereiten kann. Nach dem Termin folgt zum passenden Zeitpunkt eine automatisierte Bewertungsanfrage. Auch Terminerinnerungen und Einladungen zu Serviceterminen laufen über hellomateo. Kunden mit WhatsApp erhalten ihre Einladungen digital, andere weiterhin per Brief. Die Integration sorgt für eine saubere Dokumentation und einen konsistenten Ablauf entlang der gesamten Kundenreise. 

Durch die Einführung von hellomateo werden Prozesse bei VEHR Hörakustik deutlich effizienter und strukturierter. Automatisierte Willkommensnachrichten, Fragebögen, Terminerinnerungen und Bewertungsanfragen entlasten das Team im Alltag spürbar. Administrative Aufgaben laufen im Hintergrund ab, ohne dass einzelne Mitarbeitende manuell eingreifen müssen. Mit einer Öffnungsrate von 96 Prozent erreichen WhatsApp-Nachrichten nahezu alle Kunden zuverlässig und werden häufig innerhalb weniger Minuten gelesen. Die Rückmeldungen auf Terminerinnerungen sind laut Geschäftsführung „super“, da Kunden Termine frühzeitig bestätigen, verschieben oder absagen. Das sorgt für mehr Planungssicherheit und reduziert Ausfälle. Gleichzeitig wird die Kundenbindung gestärkt. Die persönliche und schnelle Kommunikation über einen vertrauten Kanal wird von den Kunden sehr gut angenommen. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zu regelmäßigen Serviceterminen bleibt die Betreuung konsistent und hochwertig. So verbindet VEHR Hörakustik moderne Automatisierung mit einer weiterhin sehr persönlichen Serviceerfahrung.