WhatsApp Business Nachricht planen - diese Optionen gibt es für Unternehmen [2025]

WhatsApp ist längst mehr als nur ein Messenger für private Unterhaltungen. Immer mehr Unternehmen setzen auf WhatsApp Business, um mit Kunden zu kommunizieren, Anfragen zu beantworten und Marketing-Kampagnen umzusetzen. Doch eine der größten Herausforderungen dabei: WhatsApp Business bietet standardmäßig keine Möglichkeit, Nachrichten im Voraus zu planen.

Gerade für Unternehmen, die regelmäßig Informationen versenden oder ihre Kunden zu bestimmten Zeitpunkten gezielt ansprechen wollen, ist das ein Problem. Denn geplante Nachrichten sind essenziell, um Kampagnen effizient zu steuern, Ressourcen zu sparen und eine gleichbleibende Qualität bei der Kundenkommunikation sicherzustellen.

Doch es gibt Lösungen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Optionen Sie haben, um WhatsApp Business Nachrichten im Voraus zu planen – von Drittanbieter-Tools bis hin zur professionellen Automatisierung mit der WhatsApp Business Platform.

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Was sind die Vorteile von geplanten Nachrichten in WhatsApp Business?

Das Planen von WhatsApp-Nachrichten bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Gerade für Marketing, Kundenservice und Vertrieb kann eine gut durchdachte Nachrichtenplanung die Kommunikation effizienter und professioneller gestalten. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
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1. Zeitersparnis und Effizienz

Unternehmen können Nachrichten im Voraus erstellen und zu festgelegten Zeitpunkten versenden. Das spart Zeit und stellt sicher, dass wichtige Informationen automatisch zur richtigen Zeit beim Kunden ankommen – ohne manuellen Aufwand.

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2. Verbesserte Kundenkommunikation

Geplante Nachrichten ermöglichen eine proaktive Kommunikation. Unternehmen können regelmäßige automatisierte Erinnerungen, wichtige Kundeninformationen oder Angebote verschicken, ohne diese in Echtzeit einzutippen und abzuschicken. Die Nachrichten können zu einem beliebigen Zeitpunkt formuliert und der Absendezeitpunkt vorausgeplant werden.

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3. Höhere Engagement-Raten

Indem Nachrichten zu strategisch günstigen Zeiten versendet werden – beispielsweise dann, wenn die Zielgruppe am aktivsten ist –, lassen sich Öffnungs- und Antwortraten optimieren.

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4. Konsistenz in der Kundenbetreuung

Besonders im Kundenservice ist eine zuverlässige und konsistente Kommunikation wichtig. Geplante Nachrichten können dabei helfen, Kunden über Servicezeiten, Status-Updates oder Follow-ups zu informieren. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Kundenkommunikation stets auf einem hohen Qualitätsniveau bleibt.

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5. Ideale Nutzung für Marketing und Kampagnen

Unternehmen, die WhatsApp für Marketingzwecke nutzen, können Kampagnen langfristig vorbereiten und automatisiert ausspielen. Besonders für saisonale Aktionen, Events oder Produkt-Launches ist das ein entscheidender Vorteil.

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6. Reduzierung menschlicher Fehler

Manuelles Versenden von Nachrichten birgt immer das Risiko von Verzögerungen oder Fehlern. Durch geplante Nachrichten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kommunikation fehlerfrei und pünktlich erfolgt.

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All diese Vorteile zeigen, warum das Planen von WhatsApp-Nachrichten für Unternehmen sinnvoll ist. Doch es gibt einen Haken: WhatsApp Business bietet von Haus aus keine integrierte Funktion dafür.

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WhatsApp Business hat standardmäßig keine Funktion zum Planen von Nachrichten

Vielen Unternehmen, die WhatsApp Business nutzen, fehlt die native Funktion, um Nachrichten im Voraus zu planen. Während andere Plattformen wie E-Mail-Marketing-Tools oder Social-Media-Apps eine integrierte Planungsoption bieten, ist diese Möglichkeit in der WhatsApp Business App überhaupt nicht integriert.

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Warum gibt es keine Planungsfunktion in WhatsApp Business?

WhatsApp verfolgt einen sehr strikten Ansatz, wenn es um die Nutzung seiner Plattform geht. Die App ist primär für Echtzeit-Kommunikation konzipiert, was bedeutet, dass der Fokus auf direkter Interaktion liegt. Zudem möchte WhatsApp vermeiden, dass Unternehmen Spam-Nachrichten oder unerwünschte Massenkommunikation versenden.

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Welche Alternativen gibt es?

Trotz der fehlenden nativen Planungsfunktion gibt es verschiedene Wege, um Nachrichten dennoch im Voraus zu planen:

1. Drittanbieter-Tools: Es gibt verschiedene externe Softwarelösungen, die eine Planungsfunktion für WhatsApp Business ermöglichen. Diese sind meist benutzerfreundlich und eignen sich gut für kleinere Unternehmen.
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2. WhatsApp Business Platform: Die offizielle API von WhatsApp bietet deutlich mehr Möglichkeiten, darunter auch automatisierte und geplante Nachrichten. Sie ist ideal für größere Unternehmen, erfordert aber eine technische Anbindung über die WhatsApp API Schnittstelle

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Option 1: WhatsApp Business Nachricht planen mit einfachen Workarounds

Da WhatsApp Business keine integrierte Planungsfunktion bietet, gibt es einige einfache Workarounds, um Nachrichten dennoch zeitversetzt zu versenden. Diese Lösungen sind nicht perfekt, aber sie können für kleinere Unternehmen oder Einzelunternehmer eine praktische Übergangslösung sein.

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1. Skedit (nur für Android)

Skedit ist eine App, mit der sich Nachrichten für verschiedene Plattformen, darunter WhatsApp, vorplanen lassen. Sie erlaubt es, eine Nachricht zu schreiben, einen Zeitpunkt festzulegen und den Versand automatisch oder mit manueller Bestätigung durchzuführen.

‍Vorteile:

• Einfache Einrichtung ohne technische Vorkenntnisse
• Kostenlos nutzbar mit grundlegenden Funktionen

Nachteile:

• Funktioniert nur auf Android
• Die App muss im Hintergrund aktiv bleiben, damit die Nachrichten versendet werden
• Kann keine offiziellen Business-Funktionen nutzen (z. B. Vorlagen oder Labels)

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2. Blueticks (Chrome-Erweiterung, nur Desktop)

Blueticks ist eine Erweiterung für den Google Chrome-Browser, mit der sich WhatsApp-Nachrichten über WhatsApp Web planen lassen. Nutzer können eine Nachricht verfassen, einen Zeitpunkt wählen und die Erweiterung kümmert sich um den Versand.

Vorteile:

• Funktioniert direkt in WhatsApp Web, keine zusätzliche App nötig
• Ermöglicht einfache Planung von Nachrichten

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‍Nachteile:

• Der Computer und der Browser müssen eingeschaltet bleiben
• Funktioniert nur in Kombination mit WhatsApp Web
• Kann nicht mit offiziellen WhatsApp Business Features wie Schnellantworten oder Labels genutzt werden

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3. Apple Kurzbefehle (Shortcuts, nur für iOS)

Auf iPhones gibt es eine Automatisierungsfunktion namens „Kurzbefehle“, mit der sich bestimmte Abläufe, wie das Senden von Nachrichten, automatisieren lassen. Nutzer können eine vordefinierte Nachricht erstellen und eine Zeit festlegen, zu der sie versendet werden soll.

Vorteile:

• Keine zusätzliche App nötig, da die Funktion direkt in iOS integriert ist
• Sicher, da es sich um eine offizielle iPhone-Funktion handelt

Nachteile:

• Funktioniert nicht vollständig automatisch – Nutzer müssen den Versand bestätigen
• Eingeschränkte Funktionen, da keine komplexen Automatisierungen möglich sind

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Fazit zu Workarounds

Diese Methoden sind einfache Möglichkeiten, um WhatsApp Business-Nachrichten zeitversetzt zu versenden. Sie sind allerdings eher für den gelegentlichen Gebrauch gedacht und stoßen schnell an ihre Grenzen. Besonders für Unternehmen, die regelmäßig geplante Nachrichten oder größere Marketingkampagnen umsetzen möchten, sind diese Workarounds keine langfristige Lösung.

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Option 2: WhatsApp Business Nachricht planen und automatisieren mit der WhatsApp Business Platform

Während Workarounds wie Skedit oder Blueticks nur begrenzte Möglichkeiten bieten, ermöglicht die WhatsApp Business Platform (auch WhatsApp Business API genannt) eine professionelle, skalierbare Lösung für Unternehmen. Mit dieser offiziellen WhatsApp-Schnittstelle können Nachrichten nicht nur geplant, sondern auch vollständig automatisiert versendet werden – ganz ohne manuelle Bestätigung oder geöffnete Apps.

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Wie funktioniert die WhatsApp Business Platform?

Die WhatsApp Business Platform ist für Unternehmen konzipiert, die eine professionelle und automatisierbare Kundenkommunikation und Marketing über WhatsApp benötigen. Der Zugang erfolgt ausschließlich über WhatsApp-Partner mit Zugang zur API Schnittstelle, wie beispielsweise hellomateo genutzt. Damit können Nachrichten automatisch zu bestimmten Zeitpunkten oder basierend auf Kundeninteraktionen versendet werden und darüber hinaus gibt es unzählige andere Anwendungsfälle für Unternehmen.

Durch diese Automatisierung ergeben sich zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. Im Folgenden gehen wir auf die zwei wichtigsten Szenarien ein:

• WhatsApp Marketing Newsletter planen
• Kundeninformationen gezielt vorplanen und automatisiert versenden

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WhatsApp Marketing Newsletter planen

Unternehmen, die regelmäßig mit ihren Kunden über WhatsApp kommunizieren, setzen zunehmend auf WhatsApp-Newsletter als Alternative zu klassischen E-Mail-Newslettern. Besonders im Marketing sind gezielt geplante Nachrichten entscheidend, um die richtige Zielgruppe zum optimalen Zeitpunkt zu erreichen.

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Wie funktioniert die Planung von WhatsApp-Newslettern?

Mit der WhatsApp Business Platform können Unternehmen Newsletter im Voraus erstellen und automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt versenden. Dabei läuft die Planung in drei Schritten ab:
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1. Segmentierung der Empfänger
   
   • Kunden können basierend auf Interessen, Kaufverhalten oder früheren Interaktionen in Gruppen segmentiert werden.
   • So erhalten beispielsweise nur Kunden, die sich für bestimmte Produkte interessiert haben, gezielte Angebote.

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2. Erstellung der Nachricht
   
   • Unternehmen können ihre Nachrichten mit Bildern, Videos, Buttons und Links ansprechend gestalten.
   • Die Nachrichten können personalisiert werden, z. B. mit dem Namen des Empfängers oder individuellen Rabattcodes.

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3. Festlegen des Versandzeitpunkts
   
   • Der Versand kann zu einer bestimmten Uhrzeit oder an bestimmten Tagen geplant werden.
   • Es ist möglich, Tests durchzuführen, um die beste Versandzeit für maximale Öffnungsraten zu finden.

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Vorteile der Newsletter-Planung mit der WhatsApp Business Platform

• Automatisierter und zuverlässiger Versand – Nachrichten werden exakt zur gewünschten Zeit versendet.
• Personalisierung & Zielgruppenansprache – Inhalte können individuell angepasst werden.
• Höhere Öffnungsraten als E-Mails – WhatsApp-Nachrichten haben eine deutlich höhere Leserate als klassische Newsletter.
• Rechtskonformer Versand – Über Opt-in-Prozesse kann sichergestellt werden, dass nur Kunden Nachrichten erhalten, die dem aktiv zugestimmt haben.

Der geplante Versand sorgt dafür, dass die Kunden zum richtigen Zeitpunkt informiert werden, ohne dass ein Mitarbeiter die Nachricht manuell versenden muss.

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Kundeninformationen planen und automatisiert versenden

Neben Marketing-Newslettern ist das zeitgesteuerte Versenden von kundenbezogenen Informationen eine der wichtigsten Funktionen der WhatsApp Business Platform. Unternehmen können personalisierte Nachrichten vorbereiten und zum richtigen Zeitpunkt automatisch verschicken.
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‍Welche Arten von Kundeninformationen lassen sich planen?

Geplante Nachrichten sind besonders nützlich für:
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1. Terminerinnerungen & Bestätigungen
   
   • Arztpraxen, Friseursalons oder Autowerkstätten können automatische Erinnerungen an Termine senden.
   • Beispiel: „Hallo Max, dein Friseurtermin ist morgen um 15:00 Uhr. Falls du absagen musst, antworte mit ‚Storno‘.“

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2. Status-Updates & Versandbenachrichtigungen
   
   • Onlineshops können Kunden automatisch über den Versandstatus ihrer Bestellung informieren.
   • Beispiel: „Deine Bestellung wurde soeben verschickt! 📦 Verfolge dein Paket hier: [Link]“

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3. Zahlungserinnerungen & Rechnungen
   
   • Unternehmen können Kunden eine Erinnerung an offene Rechnungen senden.
   • Beispiel: „Erinnerung: Die Rechnung für deine Bestellung (#12345) ist noch offen. Bitte begleiche sie bis zum 10.03., um Mahngebühren zu vermeiden.“

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4. Treueprogramme & Kundenbindung
   
   • Automatische Nachrichten können Kunden nach einem Einkauf zu einem Treueprogramm einladen oder Rabatte anbieten.
   • Beispiel: „Danke für deinen Einkauf! 🎉 Als Dankeschön schenken wir dir 10% Rabatt auf deinen nächsten Einkauf. Jetzt einlösen: [Link]“

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Vorteile der geplanten Kundenkommunikation

• Weniger verpasste Termine & Zahlungsverzögerungen
• Bessere Kundenerfahrung durch schnelle & persönliche Updates
• Effizienzsteigerung durch vollautomatisierte Prozesse

Das geplante Versenden von kundenbezogenen Informationen sorgt nicht nur für eine reibungslose Kommunikation, sondern bewirkt in der Regel auch direkte Umsatzsteigerungen: Durch bessere Kundenbindung, gesteigerte Kundenzufriedenheit, Upselling und Cross-Selling und durch gezielte Follow-up-Angebote und Erinnerungen.

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WhatsApp Business Nachrichten vorplanen und viele weitere Vorteile nutzen mit der WhatsApp Business Platform von hellomateo

Mit hellomateo und der WhatsApp Business Platform können Unternehmen Ihre Kunden mit Kundenkommunikation und Marketing begeistern, Ihre Umsätze maximieren und den internen Arbeitsaufwand minimieren. Das Vorplanen von Nachrichten, Integrationen von tausenden anderen Softwareanwendungen, WhatsApp Newsletter Marketing, unbegrenzte Skalierbarkeit und Flexibilität, automatische Antworten, DSGVO-Konformität, etc. - die WhatsApp Business Platform hat so viel zu bieten. Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Beratungstermin, um alle Details zu erfahren. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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