WhatsApp Autoresponder - Alle Infos & Anleitung

Wenn Sie bereits erfolgreich in die Kundenkommunikation über WhatsApp Business gestartet sind, kennen Sie sicherlich den WhatsApp Autoresponder. Diese Funktion eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Kundeninteraktion von Anfang an zu optimieren und dabei wertvolle Zeit zu sparen. Aber was verbirgt sich genau hinter dem WhatsApp Autoresponder?

WhatsApp Autoresponder, auch als Schnellantworten bekannt, sind vordefinierte Textnachrichten, die Ihnen ermöglichen, häufig gestellte Kundenanfragen effizient zu beantworten. Diese Funktion geht jedoch noch einen Schritt weiter, indem Sie Kunden nicht nur reaktiv bedienen, sondern auch aktiv begrüßen und wichtige Informationen vermitteln können. Dies ist besonders wertvoll für den ersten Kundenkontakt oder um Interaktionen proaktiv anzustoßen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen nicht nur die Grundlagen des WhatsApp Autoresponders vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie diese nutzen können, um Kunden sofort willkommen zu heißen und wertvolle Interaktionen zu initiieren. Zusätzlich präsentieren wir Ihnen einige Beispiele von Schnellantworten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die in geschweiften Klammern stehenden {{Textbausteine}} sind dabei anpassbare Variablen, die es ermöglichen, kundenindividuelle Angaben nahtlos in die automatischen Antworten zu integrieren.

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Was ist der Autoresponder in WhatsApp Business?

Autoresponder in WhatsApp Business sind vordefinierte Chatnachrichten, die automatisch bei bestimmten Ereignissen an Kunden gesendet werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und wichtige Informationen bereitzustellen. Autoresponder können vielfältige Funktionen haben und sind äußerst nützlich für die Kundenkommunikation.

Autoresponder in WhatsApp Business können entweder automatisiert oder manuell versendet werden. Für automatisierte Nachrichten eignen sich allgemeine Themen, wie beispielsweise die Begrüßung des Kunden nach einer eingehenden Nachricht. Sobald ein Kunde den Chat startet, kann eine automatische Begrüßungsnachricht versendet werden. Dies signalisiert dem Kunden, dass seine Nachricht angekommen ist und vom Unternehmen bearbeitet wird. Eine klare und sofortige Reaktion auf Kundenanfragen trägt dazu bei, Unsicherheiten zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Manuelle Schnellantworten erleichtern dank der Nachrichtenvorlage mit Textbausteinen die Formulierung der Antwort. Somit müssen lediglich einige Wörter angepasst werden, anstatt die gesamte Nachricht manuell zu verfassen. Dies eignet sich bei allen häufiger auftretenden Kundenanliegen.

WhatsApp Autoresponder sind sowohl für Nutzer der WhatsApp Business App als auch in der WhatsApp Business API verfügbar. Private WhatsApp-Accounts haben keinen Zugriff auf dieses unternehmensspezifische Feature.
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Vorteile von WhatsApp Autoresponder — WhatsApp Autoresponder haben viele Vorteile - es lohnt sich daher, dieses Feature auszuprobieren.

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By the way: With the WhatsApp API you can even connect thousands of other programs with WhatsApp. For example, you can integrate WhatsApp into your store system and thus send automated order and shipping confirmations.

Are you currently still using a private WhatsApp account for your company? Find out here why it's worth switching to the WhatsApp Business API..

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WhatsApp Autoresponder einrichten - Anleitung

Autoresponder in der WhatsApp Business App erstellen:

Autoresponder in WhatsApp Business sind sehr einfach einzurichten. Folgen Sie einfach dieser Anleitung (Quelle: WhatsApp FAQ):

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For Android

‍Tap "More options > Business tools > Quick replies" in the WhatsApp Business app.
Tap on "Add".
Tap "Message" to compose your message.
Tap "Shortcut" to set the keyboard shortcut for your quick response.
Tap "SAVE

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For iPhone

In the WhatsApp Business app, tap "Settings".
Tap on "Company Tools > Quick Replies".
Tap on "Add".
Tap on "Enter a message" and compose your message.
Tap "Shortcut" to set the keyboard shortcut for your quick response.
Tap on "Save".

Screenshot of WhatsApp quick replies setup in WhatsApp Business — Screenshot der Einrichtung von WhatsApp Autoresponder in WhatsApp Business (Desktop Browser)

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Notice: WhatsApp Web and Desktop do not support media files in quick replies.

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Autoresponder über die WhatsApp Business API und Mateo erstellen:

Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, steht Ihnen der Autoresponder selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen:

Open the Mateo webapp.
Click on the gear in the upper right corner to enter the settings.
Navigate to "Message channels" and select your WhatsApp channel.
Activate the "Autoresponder" option.
Now they can deposit automatic messages.
Click on "Confirm" to save your entries.

Screenshot of WhatsApp quick replies setup in Mateo — Screenshot der Einrichtung von WhatsApp Autoresponder in Mateo (Web App)

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Anwendungsfälle für Autoresponder in WhatsApp Business

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Greeting the customers

Eine der wichtigsten Anwendungen von Autorespondern in WhatsApp Business ist die Begrüßung Ihrer Kunden. Ähnlich wie das freundliche "Guten Tag" beim Betreten eines Ladengeschäfts signalisiert eine automatische Begrüßungsnachricht im WhatsApp-Chat Ihren Kunden, dass sie willkommen sind und dass ihre Anliegen schnell bearbeitet werden. Falls es derzeit zu längeren Antwortzeiten kommt, können Sie die Kunden direkt informieren und realistische Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten setzen. Wenn ein Kunde außerhalb Ihrer Geschäftszeiten eine Nachricht sendet, können Sie auch in diesem Fall eine automatische Abwesenheitsnachricht verwenden, um ihm mitzuteilen, dass Sie aktuell nicht antworten können, und ihn bitten, sich während Ihrer regulären Öffnungszeiten erneut zu melden.
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WhatsApp customer support

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen Autoresponder ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, die bestätigt, dass die Nachricht empfangen wurde und dass das Supportteam bald mit einer Lösung antworten wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Informationsquellen anbieten. Auf diese Weise wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit erhöht.
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WhatsApp out of office messages

Abwesenheitszeiten kommen in jedem Unternehmen vor, sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub oder geplanten/ungeplanten Schließungen. Hier sind Autoresponder äußerst nützlich. Wenn ein Kunde Ihnen eine Nachricht sendet, während Ihr Geschäft geschlossen ist, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er eine Antwort erwarten kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktmöglichkeiten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort steigert nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

Autoresponder in WhatsApp Business bieten somit vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, um die Kundenkommunikation effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten.

‍Learn morein our case studyhow the Dokos Veterinary Practice was able to automate 30% of all appointment requests using Mateo and automatic response messages.

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Reasons for WhatsApp Autoresponder — WhatsApp's autoresponder is an extremely useful feature with multiple use cases!

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5 Nachrichtenvorlagen für WhatsApp Autoresponder

1. welcome message within opening time

Suggested name: autoreply_opened

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze bei Ihnen melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halten Sie bitte Ihre Bestellnummer bereit.

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2. welcome message out of opening time

Proposed name: autoreply_closed

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns bei Ihnen melden.

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3. opt-in request

Proposed name: optin_request

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Für eine einfache Kommunikation mit Ihnen würden wir Sie gerne per WhatsApp anschreiben. Um die Unterhaltung zu beginnen, antworten Sie bitte mit “Ja”.

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4. forwarding to the responsible department or person

Proposed name: responsible_department_info

Text example: For the best possible processing of your request, the message has been passed on to the relevant department. An employee will contact you here shortly.

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5. complaint receipt

Proposed name: claim_received

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern.
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Message Templates for Automatic Greetings in WhatsApp — You can find many more message templates and in our WhatsApp message templates gallery and in our blog article "15 message templates for automatic replies in WhatsApp Business".

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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie im Gegensatz zu der normalen WhatsApp Business Version sogar WhatsApp Newsletter versenden und damit äußerst effektives Bestandskundenmarketing betreiben und Ihre Umsätze steigern. Alle Infos zum WhatsApp Newsletter gibt´s hier!

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Scalability: Our software is suitable for companies of any size and can be expanded indefinitely depending on the package.‍
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WhatsApp Autoresponder - Alle Infos & Anleitung [Mai 2024]