hellomateo Galleries - praktische Vorlagen für etliche Anwendungsfälle

In den hellomateo Galleries finden Sie etliche Vorlagen für Anwendungsfälle unterschiedlichster Art. Lassen Sie sich inspirieren, wie professionelle Kundenreisen gestaltet werden können und sparen Sie kostbare Arbeitszeit durch unsere vorformulierten Nachrichtenabfolgen.
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Minuten Lesezeit
24.1.2025
Titelbild zu hellomateo Galleries
Die Schlüsselvorteile
Auf diese drei - und noch viele weitere - Weisen profitieren Unternehmen durch den Einsatz von Mateo!
1
Qualität & Konsistenz
Dank der Nutzung von hellomateo Galleries können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden immer Nachrichten mit gleichbleibend hoher Qualität erhalten - unabhängig vom zuständigen Mitarbeiter und Tagesform.
2
Zeiteffiziente Nutzung von Mitarbeiterressourcen
Nur noch äußerst selten müssen Sie trotz der hellomateo Galleries Nachrichten manuell ausformulieren. Das spart unglaublich viel Arbeitszeit!
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Automatisierung & Integration
Mateo lässt sich in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und ermöglicht damit einen vollautomatisierten Nachrichtenversand per WhatsApp unter Berücksichtigung der Kundendaten aus Ihrem CRM-System.
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Kurzbeschreibung: Was sind hellomateo Galleries?

Die hellomateo Galleries bieten Unternehmen eine Sammlung vorgefertigter Vorlagen, die es ermöglichen, Standardprozesse schnell und unkompliziert zu implementieren. Mit den Galleries können Formulare, Regeln, Nachrichten und Kundenreisen ohne großen Aufwand erstellt, gegebenenfalls angepasst und sofort eingesetzt werden. Die Vorlagen sind darauf ausgelegt, die häufigsten Anwendungsfälle in der Kundenkommunikation von Unternehmen abzubilden.

Die Survey-Gallery umfasst Vorlagen für Formulare wie Bewerbungsabfragen, Kundenbewertungen oder Reklamationen. Die Rule-Gallery beinhaltet automatisierte Regeln, die beispielsweise Nachrichten zuweisen, Mitarbeiter entlasten oder Surveys aktivieren. In der Nachrichtenvorlagen-Gallery stehen Templates für Kampagnen- oder Servicenachrichten für den alltäglichen Gebrauch zur Verfügung. Und in der Journey-Gallery haben wir Vorlagen für branchenspezifische Kundenreisen konzipiert, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer kundenorientierten Marketing- und Serviceprozesse unterstützen.

Mit den hellomateo Galleries sparen Unternehmen wertvolle Zeit, optimieren ihre Abläufe und schaffen einheitliche, hochwertige Prozesse für maximale Effizienz.

Welche Vorlagen stehen zur Verfügung?

Die hellomateo Galleries bieten eine umfassende Auswahl an Vorlagen, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Kommunikations- und Marketingprozesse unterstützen. Mit diesen individualisierbaren Vorlagen können alle häufig auftretenden Anwendungsfälle effizient abgedeckt werden. Wir arbeiten kontinuierlich daran, Kundenfeedback umzusetzen und weitere Vorlagen zu erstellen. Hier ist eine kleine Auswahl einiger unserer Vorlagen:

  • Leere Vorlage: Erstellen Sie Ihr Formular von Grund auf neu.
  • Bewerbung: Vorlage, um Bewerberdaten strukturiert abzufragen.
  • Abfrage - Bewertung: Einholen von Kundenmeinungen, um positive Google-Rezensionen einzusammeln und wertvolles Feedback zu erhalten.
  • Abfrage - Reklamation: Strukturierte Bearbeitung von Reklamationen mit Lösungsansätzen.
  • Abfrage – Leads / Neukunden: Sammlung von Basisinformationen wie Name, Geburtstag, Produktinteressen und Kontaktmöglichkeiten.

  • Leere Vorlage: Individuelle Erstellung von Regeln für Automatisierungen.
  • Markierung entfernen: Entfernt automatisch Markierungen in Chats nach Abschluss.
  • Autoresponder - dauerhaft: Automatische Beantwortung eingehender Nachrichten.
  • Start Survey: Aktiviert eine Umfrage aus der Survey-Gallery.
  • Start Bewerbung: Startet den Bewerbungs-Flow aus der Survey-Gallery.
  • Mitarbeiterzuweisung entfernen: Hebt automatisch die Zuweisung eines Mitarbeiters zu einem Chat auf.
  • Start Reklamation: Aktiviert den Reklamations-Flow aus der Survey-Gallery.
  • Postfächer nach Abschließen zurücksetzen: Verschiebt abgeschlossene Chats in das ursprüngliche Postfach zurück.

Die Nachrichtenvorlagen erleichtern die Erstellung und Standardisierung von Texten für alltägliche Kommunikationsaufgaben:

  • Service-Nachrichten: Vorlagen für häufige Kundenanfragen, z. B. Terminbestätigungen oder Status-Updates.
  • Kampagnen-Nachrichten: Vorlagen für Marketingzwecke, z. B. Sonderangebote oder Produktankündigungen.

  • Branchenspezifische Journeys: Vorgefertigte Kundenreisen, optimiert für Branchen wie Einzelhandel, Gesundheit oder Dienstleistungen.
  • Anwendungsfallbezogene Journeys: Journeys für spezielle Zwecke wie Neukunden-Onboarding, Feedbackanfragen oder Reaktivierungskampagnen.

Wie sehen die Vorlagen in hellomateo aus und wie können Galleries genutzt werden?

Die Vorlagen in hellomateo sind übersichtlich in Kategorien wie Formulare, Regeln und Nachrichtenvorlagen organisiert. Jede Vorlage ist mit einer Kennzeichnung der Vorteile und einer kurzen Beschreibung versehen. Dies erleichtert die Auswahl der passenden Vorlage für spezifische Anwendungsfälle.

Hellomateo Gallery Kategorien für Regeln
Diese Kategorien gibt es in der hellomateo Gallery für Regeln

Nach der Auswahl einer Vorlage können diese manuell bearbeitet und individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, eigene Vorlagen komplett neu zu erstellen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Nutzung der Galleries einfach und effizient, wodurch Unternehmen Zeit sparen und dennoch eine hohe Flexibilität beibehalten.

Hellomateo Gallery Kategorien für Formulare
Diese Kategorien gibt es in der hellomateo Gallery für Formulare

Mehrwerte von hellomateo Galleries für Unternehmen

Die hellomateo Galleries bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, die sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Arbeitsabläufe verbessern:

  • Maximale Zeiteffizienz: Mit den vorformulierten Vorlagen können häufige Prozesse wie Umfragen, Kundenbewertungen oder Kampagnennachrichten mit wenigen Klicks eingerichtet werden, ohne dass diese komplett neu erstellt werden müssen. Das ergibt eine deutliche Einsparung in der Arbeitszeit.

  • Flexibilität durch Individualisierung: Jede Vorlage kann nach der Auswahl bearbeitet und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Zudem können eigene Vorlagen erstellt und gespeichert werden, um individuelle Workflows zu unterstützen.

  • Optimierte & konsistente Prozesse: Automatisierte Regeln und standardisierte Vorlagen ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Abläufe. Das sorgt für konsistente Qualität und reduziert Fehler in der Kommunikation.

  • Skalierbarkeit: Die Galleries sind ideal für Unternehmen jeder Größe, da sie Prozesse standardisieren und gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse eingehen können. Besonders für wachsende Unternehmen bieten sie eine skalierbare Lösung.

  • Effiziente & professionelle Kundenkommunikation: Mit den Galleries können Unternehmen Kundenanfragen, Marketingkampagnen und interne Prozesse effizienter gestalten, was letztendlich zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und stärkeren Kundenbindung führt. Ihre Kunden wissen die zügige Bearbeitung von Anfragen in einer gleichbleibend hohen Qualität zu schätzen.

Mit hellomateo Galleries optimieren Unternehmen ihre Workflows, sparen wertvolle Zeit und steigern die Effizienz – eine ideale Grundlage für langfristigen Erfolg.

6.000+ Integrationen
Über die Mateo API Schnittstelle und unsere nativen Zapier Aktionen lassen sich mehr als 6.000 Apps kinderleicht mit Mateo verknüpfen. Gerne übernehmen wir die Integration Ihrer Systeme auch für Sie!
Zoho CRM
Sales & CRM
Salesforce
Sales & CRM
HubSpot
Sales & CRM

Fragen und Antworten

Wenn Ihre Frage hier nicht beantwortet wird, dann schreiben Sie uns doch einfach über unseren WebChat.

Was ist Mateo?
Plus

Mateo ist eine Omnichannel CS-Plattform mit der kleine, mittelständische und größere Unternehmen die Kommunikations- und Marketingprozesse digitalisieren und modernisieren können. Mit Mateo lassen sich verschiedene Kanäle wie WhatsApp, Instagram, E-Mail, SMS, etc. in einem zentralen Posteingang bündeln. Durch diverse Funktionen zur Kollaboration im Team und zur Prozessautomatisierung lässt sich das Bearbeiten von Kundenanfragen erheblich erleichtern. Mit Hilfe des Mateo Marketing Moduls können ebenfalls hocheffektive Marketingkampagnen per WhatsApp, SMS oder Email versendet werden.

Was ist die Broadcast Funktion?
Plus

Neben dem WhatsApp Newsletter sind Broadcasts in Mateo ein weiterer Weg, wie Sie mehrere Empfänger auf einmal erreichen können. Ganz ohne dafür eine separate Kampagne anlegen zu müssen. Beim senden einer neuen Nachricht wählen sie einfach "Broadcast" aus, tragen beliebig viele Empfänger ein oder wählen ein von Ihnen vordefiniertes Kundensegment. Anwendungsfälle für Broadcasts sind z.B. Erinnerungen an mehrere Kunden, die auf einen Termin warten, sollte spontan ein Termin verfügbar sein.

Wie viele Mitarbeiter können Mateo nutzen?
Plus

Mateo ist sowohl für kleine, mittelständische und große Unternehme Unternehmen geeignet. Die Mitarbeiteranzahl lässt sich in allen Paketen beliebig erweitern. Buchen Sie gerne ein kostenfreies Beratungsgespräch um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Ist Mateo DSGVO-konform?
Plus

Das Thema Datenschutz hat für uns oberste Priorität und demnach ist die Lösung auch vollumfänglich DSGVO-konform konzipiert. Unsere Software is Made in Germany und unter höchsten Qualitätsrichtlinien entwickelt.

Welche Vorteile gegenüber WhatsApp Business bietet Mateo?
Plus

- Mateo ist im Gegensatz zu WhatsApp Business DSGVO-konform    
- Mit Mateo können neben WhatsApp Nachrichten auch noch Instagram, E-Mail, SMS, Facebook Messenger und Google Business Chat Nachrichten in einem zentralen Posteingang empfangen werden
- Statt maximal 5 Geräte können über die WhatsApp API Schnittstelle von Mateo unbegrenzt viele Geräte mit unbegrenzt vielen Nutzern angebunden werden
- Dank der DSGVO-konformen API Schnittstelle können über Mateo auch WhatsApp Newsletter an Kunden verschickt werden
- Mateo hat zahlreiche Funktionen für eine hocheffiziente Zusammenarbeit im Team integriert
- Mit Mateo kann ein Webwidget zum Chatten auf Ihrer Webseite platziert werden. Dieses interaktive Kundenerlebnis führt zu einer engeren Beziehung zum Kunden und somit zu besseren Vertriebszahlen
- Mateo bietet die Möglichkeit, automatisiert Google-Bewertungen zu erhalten
-Mit Mateo brauchen Sie keine SIM-Karte und kein separates Handy. Mateo läuft über Ihre bestehende Handy- oder Festnetznummer. Falls Sie noch keine Telefonnummer haben oder eine neue Nummer möchten, beantragen wir eine.

Warum sollte mein Unternehmen den WhatsApp Newsletter nutzen und nicht einfach E-Mail Newsletter?
Plus

Wie Sie in unserem Blog Artikel über WhatsApp Newsletter lesen können, weist dieser im Vergleich zu E-Mails diverse Vorteile auf:
- Öffnungsrate von 98% im Vergleich zu 22% bei E-Mails
- Deutlich höhere Konversionsrate bei WhatsApp als bei E-Mail Newslettern
- WhatsApp Newsletter kommen garantiert bei den Empfängern an und werden nicht wie viele E-Mail Newsletter vom Mail Provider in den Spam-Ordner einsortiert
- Hohe Reichweite: WhatsApp ist mit über 60 Millionen Nutzern der beliebteste Messenger-Dienst Deutschlands. Die Nutzerzahlen steigen kontinuierlich.
- E-Mail als Marketingkanal ist zunehmend gesättigt. Nutzer erhalten schlichtweg zu viele E-Mail Newsletter, da so gut wie jedes E-Commerce Unternehmen welche verschickt. Auf WhatsApp schenken potenzielle Kunden Ihrem Unternehmen die ungeteilte Aufmerksamkeit und lassen sich auf den Newsletter ein
- WhatsApp wird von den meisten zur Kommunikation mit Freunden und Familie genutzt. Somit entsteht auf WhatsApp eine besonders persönliche Kundenbeziehung. Ideal als Marketing-Kanal, der das primär emotionale Kaufverhalten von Konsumenten beeinflussen soll. E-Mails sind zu distanziert, zu formell und zu unpersönlich.
- Resultat: Deutliches Umsatzwachstum und engere Kundenbindung!

Was sind WhatsApp Newsletter?
Plus

WhatsApp-Newsletter sind kostenpflichtige Massennachrichten über WhatsApp, um relevante und wertvolle Informationen mit Kunden zu teilen. WhatsApp selbst nennt diese Nachrichten „Promotional Messages“. Sie können beispielsweise Ihre Kunden über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden an Serviceintervalle erinnern. In unserem Blog Artikel „WhatsApp Newsletter - Das Marketing der Zukunft“ erfahren Sie mehr darüber.

Ist es möglich ein kostenloses Beratungsgespräch zu erhalten?
Plus

Ja sehr gerne! Kontaktieren Sie uns dafür über über das Web-Widget unten rechts oder klicken Sie auf "Termin Buchen" und melden Sie sich bei uns.

Welche Dienstleistungen bietet Mateo mit der WhatsApp Marketing Kampagne an?
Plus

Mateo bietet einen umfangreichen Service beim WhatsApp Marketing. Das Dienstleistungsportfolio reicht von der Einrichtung der WhatsApp API über individuelle Tipps zum Einsammeln von Opt-Ins, dem Pflegen von Kundendaten und der Erstellung von Newslettern bis hin zu tiefgründigen Analysen. Ein vollumfänglicher Service, der Ihrem Unternehmen individuell angepasst wird. In unserem Blog Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne“ finden Sie detaillierte Informationen über den Umfang der Dienstleistungen und den Ablauf der WhatsApp Marketing Kampagne mit Mateo.

Wie läuft die WhatsApp Marketing Kampagne mit Mateo ab?
Plus

Wir beginnen mit der Definition des Zielbilds und analysieren sowohl den Kundenstamm als auch die Qualität Ihrer Kundendaten. Daraufhin bereiten wir den Marketing-Kalender vor und legen gemeinsam eine Content Strategie mitsamt den Zielgruppen fest. Wir kümmern uns um den Import Ihrer Daten, die Erstellung intelligenter Segmente und helfen dabei, das Opt-In Ihrer Bestandskunden einzuholen. Außerdem planen wir regelmäßige Termine​ auf Wochen-, Monats- und Quartalsebene, in denen Ihre WhatsApp Marketing Kampagne kontinuierlich optimiert und durchgeplant wird. Des Weiteren übernehmen wir nicht nur den Versand der richtigen Kampagne an die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit, sondern führen auch noch eine tiefgründige Analyse des Marketingerfolgs durch, sodass wir Ihnen monatlich einen Report mit KPIs wie dem Sendout und der Opening Rate übermitteln können. In unserem Blog Artikel Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne“ erfahren Sie mehr darüber.
Mateo bietet also einen vollumfänglichen WhatsApp-Marketing-Service, welcher individuell an Ihr Unternehmen und Ihre Kunden angepasst wird. Insofern können Sie Ihre Personalressourcen in anderen Bereichen einsetzen und von unserem Know-how profitieren.

Welche Messenger sind über Mateo verfügbar?
Plus

Es können mit Mateo folgende Kommunikationskanäle eingebunden werden:
- WhatsApp Business
- Facebook Messenger
- Google Business Chat
- SMS
- E-Mail
- Instagram

Für wen ist Mateo geeignet?
Plus

Mateo ist für alle Unternehmen geeignet, die ihre Kundenkommunikation besonders effizient gestalten möchten. Von kleinen bis hin zu großen mittelständischen Unternehmen mit mehreren Filialen und hunderten Mitarbeitern – Mateo ist die Software für jedes KMU.

Wie funktioniert die Einrichtung von Mateo?
Plus

Mateo bietet bei der Einrichtung der Software inklusive WhatsApp Business API einen voll umfassenden Service mit professionellen Kundenbetreuern.
Durch eine Bestandsanalyse wird identifiziert, wie die Software am besten eingebunden werden kann. Daraufhin werden, falls noch nicht vorhanden, von Mateo Unternehmensrufnummern beantragt und das System aufgesetzt. Mateo läuft über Ihre bestehende Handy- oder Festnetznummer. Falls Sie noch keine Telefonnummer haben oder eine neue Nummer wünschen, beantragen wir gerne eine neue Rufnummer für Sie. Nun sind alle Kommunikationskanäle in der von Mateo bereitgestellten Benutzeroberfläche vereint und direkt nutzbar. Ein fest zugeteilter Ansprechpartner steht allzeitbereit für Rückfragen und gibt weitere Tipps für eine hocheffiziente Kundenkommunikation. Sämtliche Details werden in einem kostenlosen Beratungstermin besprochen.

Was kostet der WhatsApp Newsletter?
Plus

Die Preise für WhatsApp Nachrichten werden von Meta (ehemals Facebook) festgelegt und sind in der offiziellen WhatsApp Business Plattform Preisliste einsehbar. Die Kosten für eine über Mateo versendete Nachricht sind identisch mit den von Meta festgelegten Preisen. Die Kosten pro Nachricht sind abhängig von der Art der Nachricht und dem geografischem Standort. Die Preise bewegen sich in einem Rahmen von ~0.06* - ~0.11€* pro versendeter Nachricht in Deutschland (*ohne Gewähr). Jeder WhatsApp Business Account hat zudem ein monatliches Freikontingent von 1.000 vom Kunden initiierten (eingehenden) Nachrichten. Diese sind kostenfrei und werden nicht berechnet. Für alle weiteren und für alle ausgehende Nachrichten gelten die oben genannten Preise. Je nach Mateo Softwarepaket ist zudem ein monatliches Freiguthaben für ausgehende Nachrichten enthalten. Informationen zur Höhe dieses Inklusivguthabens finden Sie unter Menüpunkt "Preis".

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um WhatsApp Newsletter zu versenden?
Plus

Um WhatsApp Newsletter gemäß der DSGVO und den Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu versenden, müssen folgende Voraussetzungen bestehen:
- Der Versand erfolgt über die WhatsApp Business API 
- Der API Anbieter unterstützt WhatsApp Kampagnen (wie z.B. Mateo)
- Es wurde das Opt-in der Empfänger eingeholt
- WhatsApp (bzw. Meta) hat die Nachrichtenvorlage des Newsletters genehmigt
Mit Mateo sind diese Voraussetzungen kinderleicht zu erfüllen. Wir unterstützen Sie in allen Aspekten des WhatsApp Newsletters und binden WhatsApp standardmäßig über die WhatsApp Business API an.

Was ist ein Doppel Opt-In?
Plus

Ein Opt-In bezeichnet das aktive Zustimmen eines Nutzers zum Empfang von Newslettern und anderen Werbenachrichten. Laut Art. 7 der DSGVO gilt genauso wie E-Mail Newslettern auch bei über WhatsApp versendeten Newslettern, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Newsletter-Empfängern muss außerdem die Möglichkeit geboten werden, den WhatsApp Newsletter jederzeit mit wenigen Klicks abzubestellen. Mateo unterstützt Sie selbstverständlich beim Einsammeln des Opt-In. In unserem Blog Artikel Artikel „How to WhatsApp Newsletter“ unter dem Gliederungspunkt „Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-In“ erfahren Sie mehr darüber.

Was kostet Mateo?
Plus

Der Preis ist abhängig von der gewünschten Anzahl an Nutzern, Kanälen und Rufnummern. Das Starterpaket liegt bei einer monatlichen Investition von 79€. Mehr Informationen erhalten Sie oben im Menü unter "Preis".

Ist das Versenden von WhatsApp Newslettern mit Mateo DSGVO konform und mit den WhatsApp Nutzungsbedingungen vereinbar?
Plus

Ja, mit Mateo kann die Kundenkommunikation und das Marketing zu 100% DSGVO-konform erfolgen - wir liefern die dafür notwendige technische Basis. Falls sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern, passen wir unsere Software daran an. In unserem Blog Artikel über WhatsApp und DSGVO können Sie mehr darüber erfahren. Am Ende liegt die Rechtskonformität aller Aktionen aber im Ermessen und in der Verantwortung des Nutzers.

Kann ich WhatsApp auch mit meiner Festnetz Nummer verwenden?
Plus

Ja, die Verwendung von WhatsApp mit einer Festnetznummer ist ohne Probleme möglich und wird von uns auch empfohlen. Wir von Mateo kümmern uns um die Anbindung. Mehr darüber können Sie in unserem Artikel “WhatsApp Business mit einer Festnetznummer nutzen“ erfahren.