Anleitung: Instagram automatische Antwort einrichten [September 2024]

Kunden und Interessenten auf Instagram erwarten schnelle Antwortzeiten bei gesendeten Nachrichten – am liebsten sofort. Aber was, wenn Sie gerade keine Zeit haben? Mit automatischen Antworten bleibt Ihre Kommunikation auf Kurs. In wenigen Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktion einrichten und Ihren Kunden eine ausgezeichnete Beratung bieten!

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Was sind automatische Antworten auf Instagram?

Automatische Antworten auf Instagram sind vordefinierte Nachrichten, die automatisch gesendet werden, sobald jemand Ihr Unternehmen über Direktnachrichten (DMs), bei Instagram „Direct Messages“ genannt, kontaktiert. Sie ermöglichen es Ihnen, schnell auf Kundenanliegen zu reagieren, Begrüßungsnachrichten zu senden oder Kunden über wichtige Details wie Öffnungszeiten und Abwesenheiten zu informieren – und das, selbst wenn Sie gerade nicht online sind.

Im Unterschied zu Schnellantworten laufen automatische Antworten vollkommen eigenständig im Hintergrund. So bleibt Ihre Kommunikation aktiv und effizient, ohne dass Sie ständig selbst verfügbar sein müssen. Instagram Schnellantworten sind Nachrichtenvorlagen, die Sie beispielsweise bei häufig auftretenden Fragen manuell auswählen und versenden können.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung automatischer Antworten auf Instagram

Die Einrichtung automatischer Antworten auf Instagram ist einfach und schnell. Folgen Sie diesen Schritten, um sofort loszulegen:

• Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Instagram Business-Account oder einen Creator-Account besitzen. Nur diese Kontotypen bieten die Möglichkeit, automatische Antworten zu nutzen.
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• Schritt 2: Melden Sie sich bei der Meta Business Suite an, dem zentralen Tool zur Verwaltung Ihrer geschäftlichen Aktivitäten auf Facebook und Instagram. Navigieren Sie zum Posteingang, um auf Ihre Nachrichten zuzugreifen.

• Schritt 3: Gehen Sie zu den Automatisierungs-Einstellungen und wählen Sie "Automatische Antworten". Erstellen Sie eine neue Vorlage für Ihre automatische Antwort, die z. B. eine Begrüßungsnachricht oder eine Abwesenheitsnachricht enthält.
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• Schritt 4 (optional): Wenn Sie eine automatisierte Abwesenheitsnachricht versenden möchten, empfehlen wir, das Zeitintervall festzulegen, in dem Ihre automatisierte Antwort gesendet werden soll (z.B. außerhalb Ihrer Öffnungszeiten).
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• Schritt 5: Speichern Sie Ihre Einstellungen und testen Sie die automatische Antwort, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht funktioniert.
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• Schritt 6 (optional): Wenn Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen automatisch versenden möchten, empfehlen wir, Keywords und Formulierungen hinzuzufügen, nach denen die Nachricht des Kunden durchsucht wird, um die passende automatische Antwort zu senden. Tipp: Bei häufig gestellten Fragen können Sie Ihren Kunden auch mit einem Instagram FAQ helfen.

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Mit diesen Schritten können Sie Ihre automatische Antwort in wenigen Minuten einrichten und die Kundenkommunikation auf Instagram optimieren.

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Anwendungsfälle von automatischen Antworten für Unternehmen

Automatische Antworten können in vielen Situationen hilfreich sein und die Kundenkommunikation deutlich verbessern. Hier sind einige Anwendungsfälle, die besonders für Unternehmen sinnvoll sind:

• Begrüßungsnachrichten: Senden Sie eine freundliche Begrüßung, sobald ein Kunde Ihnen eine Nachricht schreibt. So fühlen sich neue Follower willkommen und wissen, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben.
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• Abwesenheitsnachrichten: Informieren Sie Kunden, wenn Sie gerade nicht verfügbar sind, z. B. außerhalb der Geschäftszeiten. Diese Nachricht kann auch Hinweise enthalten, wann Sie wieder erreichbar sind.
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• Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs): Automatische Antworten eignen sich hervorragend, um häufig gestellte Fragen direkt zu beantworten. Zum Beispiel: „Unsere Öffnungszeiten sind Montag bis Freitag, von 9:00 bis 18:00 Uhr.“
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• Werbeaktionen und Rabatte: Nutzen Sie automatische Antworten, um Kunden über aktuelle Angebote, Rabatte oder besondere Aktionen zu informieren, sobald sie Ihnen eine Nachricht senden.
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• Kundenservice und Feedback: Fordern Sie Ihre Kunden aktiv auf, Feedback zu geben oder eine Bewertung zu hinterlassen. Eine automatische Antwort könnte lauten: „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Wir freuen uns über Ihr Feedback zu unseren Produkten oder Dienstleistungen.“

Mit diesen Anwendungsfällen können Sie den Nutzen automatischer Antworten maximieren und sicherstellen, dass Ihre Kommunikation auf Instagram immer professionell und effizient bleibt.

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Noch mehr Möglichkeiten mit Integrationen und automatischen Antworten auf Instagram

Wenn Sie häufig mit Kunden und Kaufinteressenten über Social Media und Messenger wie WhatsApp kommunizieren oder erkannt haben, dass es aus vielerlei Gründen sinnvoll ist, auf diese Kanäle umzusteigen, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der professionellen API Schnittstelle. Dank der API Schnittstelle und der Software eines entsprechenden Drittanbieters, wie beispielsweise Mateo, haben Sie deutlich mehr Möglichkeiten zur Erstellung von automatischen Antworten. Sie können Ihre Verwaltungs- und CRM-Software mit Instagram verknüpfen und Ihren Kunden ein unvergleichbares Kundenerlebnis bieten. Ein typischer Anwendungsfall wäre zum Beispiel, das erwartete Lieferdatum per automatischer Antwort mitzuteilen, nachdem der Kunde per Instagram Direktnachricht seine Bestellnummer angegeben hat. Das steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit enorm, es lässt Ihr Unternehmen auch professioneller erscheinen und reduziert den Arbeitsaufwand im Kundenservice maßgeblich.

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Profitieren Sie von der Instagram API von Mateo

Mit der Instagram API schöpfen Sie das volle Potenzial der Plattform aus. Mit MATEO können Sie die Nachrichten aus Instagram und weiteren relevanten Kanälen wie WhatsApp, Facebook, E-Mail und co. in eine zentrale Inbox bündeln. So behalten Sie alle Kanäle gleichermaßen im Blick und können schnell auf Anfragen reagieren und damit die Kundenbindung stärken. Mit Mateo lassen sich nicht nur Instagram und WhatsApp verknüpfen, sondern auch tausende andere Softwareprogramme. Damit sind Automatisierungen im Kundenservice und Marketing ein Kinderspiel.

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Wir von hellomateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation und das passende Marketing geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits hellomateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von hellomateo besonders zu schätzen:
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• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: hellomateo vereint WhatsApp Business Platform, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
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• Integrationen: Mit hellomateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.‍
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• Bewertungsmanagement: hellomateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: hellomateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• Diverse KI-Funktionen: Unser KI-Agent kann Kundenanfragen im Chat automatisiert beantworten, Anrufe entgegennehmen, bei der Formulierung von Nachrichten unterstützen und vieles mehr.

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