WhatsApp Autoresponder - Alle Infos & Anleitung [Mai 2024]

Wenn Sie bereits erfolgreich in die Kundenkommunikation über WhatsApp Business gestartet sind, kennen Sie sicherlich den WhatsApp Autoresponder. Diese Funktion eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Kundeninteraktion von Anfang an zu optimieren und dabei wertvolle Zeit zu sparen. Aber was verbirgt sich genau hinter dem WhatsApp Autoresponder?

WhatsApp Autoresponder, auch als Schnellantworten bekannt, sind vordefinierte Textnachrichten, die Ihnen ermöglichen, häufig gestellte Kundenanfragen effizient zu beantworten. Diese Funktion geht jedoch noch einen Schritt weiter, indem Sie Kunden nicht nur reaktiv bedienen, sondern auch aktiv begrüßen und wichtige Informationen vermitteln können. Dies ist besonders wertvoll für den ersten Kundenkontakt oder um Interaktionen proaktiv anzustoßen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen nicht nur die Grundlagen des WhatsApp Autoresponders vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie diese nutzen können, um Kunden sofort willkommen zu heißen und wertvolle Interaktionen zu initiieren. Zusätzlich präsentieren wir Ihnen einige Beispiele von Schnellantworten, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die in geschweiften Klammern stehenden {{Textbausteine}} sind dabei anpassbare Variablen, die es ermöglichen, kundenindividuelle Angaben nahtlos in die automatischen Antworten zu integrieren.

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Was ist der Autoresponder in WhatsApp Business?

Autoresponder in WhatsApp Business sind vordefinierte Chatnachrichten, die automatisch bei bestimmten Ereignissen an Kunden gesendet werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und wichtige Informationen bereitzustellen. Autoresponder können vielfältige Funktionen haben und sind äußerst nützlich für die Kundenkommunikation.

Autoresponder in WhatsApp Business können entweder automatisiert oder manuell versendet werden. Für automatisierte Nachrichten eignen sich allgemeine Themen, wie beispielsweise die Begrüßung des Kunden nach einer eingehenden Nachricht. Sobald ein Kunde den Chat startet, kann eine automatische Begrüßungsnachricht versendet werden. Dies signalisiert dem Kunden, dass seine Nachricht angekommen ist und vom Unternehmen bearbeitet wird. Eine klare und sofortige Reaktion auf Kundenanfragen trägt dazu bei, Unsicherheiten zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Manuelle Schnellantworten erleichtern dank der Nachrichtenvorlage mit Textbausteinen die Formulierung der Antwort. Somit müssen lediglich einige Wörter angepasst werden, anstatt die gesamte Nachricht manuell zu verfassen. Dies eignet sich bei allen häufiger auftretenden Kundenanliegen.

WhatsApp Autoresponder sind sowohl für Nutzer der WhatsApp Business App als auch in der WhatsApp Business API verfügbar. Private WhatsApp-Accounts haben keinen Zugriff auf dieses unternehmensspezifische Feature. 
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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie sogar tausende andere Programme mit WhatsApp verbinden. Sie können WhatsApp beispielsweise in Ihr Shop-System integrieren und somit automatisierte Bestell- und Versandbestätigungen versenden.

Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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WhatsApp Autoresponder einrichten - Anleitung

Autoresponder in  der WhatsApp Business App erstellen:

Autoresponder in WhatsApp Business sind sehr einfach einzurichten. Folgen Sie einfach dieser Anleitung (Quelle: WhatsApp FAQ):

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Für Android

• ‍Tippen Sie in der WhatsApp Business App auf “Weitere Optionen > Unternehmenstools > Schnellantworten”.
• Tippen Sie auf “Hinzufügen”.
• Tippen Sie auf “Nachricht”, um Ihre Nachricht zu verfassen.
• Tippen Sie auf “Kürzel”, um das Tastaturkürzel für Ihre Schnellantwort festzulegen.
• Tippen Sie auf “SPEICHERN”

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Für iPhone

• Tippen Sie in der WhatsApp Business App auf “Einstellungen”.
• Tippen Sie auf “Unternehmenstools > Schnellantworten”.
• Tippen Sie auf “Hinzufügen”.
• Tippen Sie auf “Gib eine Nachricht ein” und verfassen Sie Ihre Nachricht.
• Tippen Sie auf “Kürzel”, um das Tastaturkürzel für Ihre Schnellantwort festzulegen.
• Tippen Sie auf “Sichern”.

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Hinweis: WhatsApp Web und Desktop unterstützen keine Mediendateien in Schnellantworten.

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Autoresponder über die WhatsApp Business API und Mateo erstellen:

Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, steht Ihnen der Autoresponder selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

1. Öffnen Sie die Mateo Webapp.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
3. Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
4. Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
5. Nun können sie automatische Nachrichten hinterlegen.
6. Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.

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Anwendungsfälle für Autoresponder in WhatsApp Business

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Begrüßung der Kunden

Eine der wichtigsten Anwendungen von Autorespondern in WhatsApp Business ist die Begrüßung Ihrer Kunden. Ähnlich wie das freundliche "Guten Tag" beim Betreten eines Ladengeschäfts signalisiert eine automatische Begrüßungsnachricht im WhatsApp-Chat Ihren Kunden, dass sie willkommen sind und dass ihre Anliegen schnell bearbeitet werden. Falls es derzeit zu längeren Antwortzeiten kommt, können Sie die Kunden direkt informieren und realistische Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten setzen. Wenn ein Kunde außerhalb Ihrer Geschäftszeiten eine Nachricht sendet, können Sie auch in diesem Fall eine automatische Abwesenheitsnachricht verwenden, um ihm mitzuteilen, dass Sie aktuell nicht antworten können, und ihn bitten, sich während Ihrer regulären Öffnungszeiten erneut zu melden.
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WhatsApp Kundensupport

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen Autoresponder ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, die bestätigt, dass die Nachricht empfangen wurde und dass das Supportteam bald mit einer Lösung antworten wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Informationsquellen anbieten. Auf diese Weise wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit erhöht.
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WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitszeiten kommen in jedem Unternehmen vor, sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub oder geplanten/ungeplanten Schließungen. Hier sind Autoresponder äußerst nützlich. Wenn ein Kunde Ihnen eine Nachricht sendet, während Ihr Geschäft geschlossen ist, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er eine Antwort erwarten kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktmöglichkeiten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort steigert nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

Autoresponder in WhatsApp Business bieten somit vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, um die Kundenkommunikation effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten.

‍Erfahren Sie in unserer Fallstudie, wie die Tierarztpraxis Dokos 30% aller Terminanfragen mittels Mateo und automatischen Antwortnachrichten automatisieren konnte.

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5 Nachrichtenvorlagen für WhatsApp Autoresponder

1. Willkommensnachricht innerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geoeffnet

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze bei Ihnen melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halten Sie bitte Ihre Bestellnummer bereit. 

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2. Willkommensnachricht außerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geschlossen

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns bei Ihnen melden.

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3. Opt-In Anfrage

Vorgeschlagener Name: optin_anfrage

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Für eine einfache Kommunikation mit Ihnen würden wir Sie gerne per WhatsApp anschreiben. Um die Unterhaltung zu beginnen, antworten Sie bitte mit “Ja”. 

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4. Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person 

Vorgeschlagener Name: zustaendige_abteilung_info

Textbeispiel: Für eine bestmögliche Bearbeitung Ihres Anliegens wurde die Nachricht an die zuständige Abteilung übergeben. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze hier bei Ihnen melden. 

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5. Reklamationseingang 

Vorgeschlagener Name: reklamation_eingang

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern.
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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie im Gegensatz zu der normalen WhatsApp Business Version sogar WhatsApp Newsletter versenden und damit äußerst effektives Bestandskundenmarketing betreiben und Ihre Umsätze steigern. Alle Infos zum WhatsApp Newsletter gibt´s hier!

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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit Mateo!

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation und das passende Marketing geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: Mateo vereint WhatsApp Business API, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
  

• Integrationen: Mit Mateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.

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• Bewertungsmanagement: Mateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: Mateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• Kostengünstiger Anbieter: Mit einem Einstiegspreis von nur 79 Euro monatlich bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.
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