WhatsApp in Ihre CRM Software integrieren – So geht's! [Juli 2023]

Die Integration von WhatsApp in das CRM System Ihres Unternehmens bietet zahlreiche Vorteile und eröffnet vielfältige Kommunikations-, Kollaborations- und Marketingmöglichkeiten. Dank der Integration in die jeweilige CRM-Plattform können Unternehmen mit Ihren Kunden oder Interessenten über WhatsApp kommunizieren. Das bedeutet, dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln müssen, sondern alle Kommunikation an einem zentralen Ort zusammenführen können und zudem die Vorteile des allseits beliebten WhatsApp Messengers nutzen: WhatsApp als Kanal für die Kundenkommunikation eignet sich nämlich hervorragend für den Aufbau von langfristigen Kundenbeziehungen. Die Nutzeratmosphäre ist deutlich persönlicher als bei E-Mails und Antwortzeiten in der Regel kürzer. Sie können somit Ihre Kunden emotional an Ihr Unternehmen binden und den Customer Lifetime Value deutlich erhöhen. Durch zusätzliches Marketing per WhatsApp Newsletter können Sie zudem Upselling- und Cross-Selling-Potenziale nutzen und Ihre Umsätze signifikant steigern. Mehr zu dem Thema „Warum WhatsApp?“ finden Sie hier.

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In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie WhatsApp erfolgreich in Ihr jeweiliges CRM System integrieren können, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Die Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation kanalübergreifend zu vereinfachen, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und Ihren Unternehmenserfolg zu steigern.

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Was sind CRM-Systeme?

CRM steht für Customer Relationship Management, zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement. Ein CRM-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Es dient als zentrale Plattform, um alle relevanten Kundeninformationen zu speichern, zu organisieren und zu analysieren. Dadurch ermöglicht es Unternehmen, einen umfassenden Überblick über ihre Kunden zu erhalten und eine effektive Kundenbetreuung zu gewährleisten.

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In einem CRM-System werden verschiedene Daten gesammelt, wie Kontaktdaten, Interaktionen mit Kunden, Verkaufschancen, Aufträge, Supportanfragen und vieles mehr. Diese Daten können von verschiedenen Abteilungen im Unternehmen genutzt werden, wie zum Beispiel von Vertrieb, Marketing, Kundenservice und Support. Dadurch wird eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglicht, da alle relevanten Informationen zentral zugänglich sind.

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Die Hauptziele eines CRM-Systems sind die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, die Steigerung der Kundenbindung und die Optimierung der Vertriebsprozesse. Durch die detaillierte Kenntnis über Kundenpräferenzen und -historien können Unternehmen gezieltere Marketingkampagnen durchführen, personalisierten Support bieten und potenzielle Verkaufschancen besser identifizieren und verfolgen.

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CRM-Systeme spielen eine entscheidende Rolle in modernen Unternehmen, da sie dazu beitragen, den Kundenfokus zu stärken und eine langfristige und profitable Kundenbeziehung aufzubauen. Die Integration von WhatsApp in CRM-Systeme wie z.B. Hubspot ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile eines leistungsfähigen CRM-Systems zu nutzen und gleichzeitig eine moderne und durch Automatisierungen hocheffektive Kommunikation mit Kunden über den beliebten Messaging-Dienst zu gewährleisten.

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Wie verknüpft man WhatsApp mit CRM Systemen?

Um WhatsApp in ein CRM-System zu integrieren, benötigen Sie einen direkten oder indirekten Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle. Den direkten Zugriff auf die WhatsApp API ermöglicht der Mutterkonzern Meta nur wenigen großen, sehr bekannten Unternehmen. Daher müssen die meisten Unternehmen die API Schnittstelle eines Drittanbieters nutzen. Mit Mateo können Sie auf die WhatsApp API zugreifen und alle relevanten Features nutzen, die mit der API technisch umsetzbar sind: Sie können WhatsApp Newsletter Marketing betreiben, WhatsApp Nachrichten bei vorab definierten Ereignissen vollautomatisiert versenden, Nachrichtenvorlagen erstellen und vieles mehr. Darüber hinaus sind in Mateos zentralen Posteingang außer WhatsApp noch diverse andere Nachrichtenkanäle wie Facebook, Instagram, E-Mail und SMS integriert. Außerdem können Sie durch das automatisierte Bewertungsmanagement Ihre Google Bewertungen deutlich verbessern und über 6.000 Apps in die Kommunikationssoftware von Mateo integrieren. Mit Mateo werden WhatsApp und ihr CRM System über die Software Zapier verknüpft. Wie das funktioniert, erfahren Sie im folgenden Absatz!

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Hier finden Sie eine Übersicht über alle Anwendungen, die durch Zapier mit Mateo verknüpft werden können. Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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‍Welche CRM Systeme werden von der WhatsApp Integration von Mateo unterstützt?

Mit Mateo können Sie WhatsApp in alle Apps integrieren, die in Zapier angebunden sind. Das sind derzeit über 6.000 verschiedene Software Programme. Darunter sind aktuell 747 CRM Systeme. Hier finden Sie eine Übersicht über alle unterstützten CRM Systeme.

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Bei Fragen können Sie uns gerne kontaktieren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen.

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WhatsApp und Ihr CRM System mit Mateo und Zapier verknüpfen und nutzen

Kleiner Exkurs: Was ist Zapier und wie funktioniert es?

Zapier ist ein leistungsstarkes Software-Tool, das die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht. Mit Zapier können Sie über 6.000 Apps miteinander verbinden und Workflows erstellen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Durch diese Automatisierung sparen Sie Zeit und Ressourcen, da Sie manuelle Aufgaben eliminieren und Daten nahtlos zwischen verschiedenen Plattformen austauschen können. Zapier unterstützt eine breite Palette von Apps und Diensten und bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten zwischen Ihren bevorzugten Tools auszutauschen, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Sie können verschiedene Aktionen wie das Versenden von E-Mails, das Eintragen von Daten in Tabellenblätter, das Senden von Benachrichtigungen in Messaging-Apps oder das Planen von Social-Media-Beiträgen automatisieren. Zapier ermöglicht Ihnen somit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, indem es repetitive und zeitraubende Aufgaben automatisiert. Eine besonders interessante Funktion ist die Möglichkeit, automatisiert WhatsApp-Nachrichten zu versenden, wenn vordefinierte Ereignisse in anderen Software-Anwendungen eintreten.

Voraussetzungen für die Integration von WhatsApp in Ihr CRM System

• Es besteht ein Zugriff auf die WhatsApp API Schnittstelle, z.B. über das professionelle Messaging-Tool von Mateo.
• Sie besitzen ein von Zapier unterstütztes CRM System, das an Ihre Unternehmensprozesse angebunden ist.
• Sie besitzen Zugriff auf ein Zapier Konto mit einer Berechtigung für das Bearbeiten von Zaps
• Sie haben WhatsApp Nachrichtenvorlagen für den vorgesehenen Anwendungszweck (z.B. eine Bestellbestätigung) formuliert, bei Meta eingereicht und genehmigt bekommen.

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Voraussetzungen nicht erfüllt? Wir unterstützen Sie gerne! Schreiben Sie uns einfach über unser Web-Widget oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin.

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Anleitung: WhatsApp und Ihr CRM System verknüpfen

Alle Voraussetzungen erfüllt? Dann kann es mit der Verknüpfung von WhatsApp, Mateo und Ihrem CRM System losgehen
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1. Loggen Sie sich in Zapier ein
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2. Erstellen Sie einen neuen "Zap" mit dem Button in der linken Ecke
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3. Wählen Sie Ihr CRM System als "Auslöser", falls Sie bei bestimmten Ereignissen in Ihrem CRM System eine WhatsApp Nachricht versenden möchten oder als „Aktion“, falls Sie bei eingehenden WhatsApp Nachrichten eine Handlung in Ihrem CRM System ausführen möchten
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4. Wählen Sie dementsprechend ihren WhatsApp Business API Provider (z.B. Mateo) als "Aktion" (z. B. WhatsApp Nachrichtenvorlage senden) oder als „Auslöser“ (z.B. WhatsApp Nachricht wurde empfangen) aus
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5. Bestätigen Sie den neuen Zap und schalten Sie ihn live
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6. Gratulation! Es werden nun vollautomatisierte WhatsApp Nachrichten versendet. Beispielsweise erhalten Kunden bei jeder neuen Bestellung eine Bestellbestätigung und Versandinformationen per WhatsApp oder es wird automatisch ein neues Kundenprofil in Ihrem CRM System angelegt, wenn Ihnen Neukunden auf WhatsApp schreiben.

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Weitere Vorteile von Mateo

Mateo hat noch deutlich mehr zu bieten als nur die Integration von WhatsApp in verschiedene CRM Systeme. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, Google Business Chat, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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WhatsApp & SMS Marketing Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen. Mit Mateo können Sie Ihre Marketing Newsletter auch per SMS automatisiert versenden.
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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit grosser Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.