How to WhatsApp Newsletter – So starten Unternehmen ihre eigene WhatsApp Marketing Kampagne [August 2024]

WhatsApp Newsletter sind die Zukunft des Online-Marketings. Mit herkömmlichen E-Mail Newslettern ist es nämlich kaum noch möglich, eine große Zahl von Kunden zu konvertieren. Um heutzutage noch echte Marketingerfolge zu erzielen, müssen Newsletter über jene Plattformen versendet werden, auf denen sich die Verbraucher ohnehin aufhalten. Und diese Plattform ist für die meisten Verbraucher der Messenger WhatsApp. Auf WhatsApp schenken potenzielle Kunden Ihrem Unternehmen die ungeteilte Aufmerksamkeit und lassen sich auf den Newsletter ein. Diverse Erfahrungsberichte von Unternehmen, die bereits das neue Marketing-Zeitalter eingeläutet haben und Newsletter per WhatsApp versenden, bestätigen anhand von Öffnungs- und Konversationsraten das immense Potenzial. Um eine eigene Marketing Kampagne auf WhatsApp zu starten, bedarf es einiger Voraussetzungen und der Zusammenarbeit mit einem kompetenten WhatsApp API Anbieter mit Newsletter-Integration. Was genau der WhatsApp Newsletter ist und wie Unternehmen vorgehen können, um eigene WhatsApp Marketing Kampagnen zu starten, wird in dieser Anleitung zum WhatsApp Newsletter erläutert.

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Grundlagen des WhatsApp Newsletters

WhatsApp-Newsletter sind kostenpflichtige Massennachrichten über den WhatsApp Messenger, um relevante und wertvolle Informationen an Kunden zu versenden. WhatsApp selbst nennt diese Nachrichten „Promotional Messages“. Sie können beispielsweise ihre Zielgruppe über neue Produkte informieren, auf Rabattaktionen hinweisen oder Bestandskunden an Serviceintervalle erinnern. Der WhatsApp Newsletter kann somit als Teil des sogenannten „Conversational Commerce“ genutzt werden, bei dem Nutzer per Chat mit dem Unternehmen Produkte und Dienstleistungen erwerben können.

Um Spam und übermäßige Werbung auf WhatsApp Business zu verhindern, hat der Mutterkonzern Meta einige Regeln für die Nutzung der WhatsApp API und den Versand von Newslettern festgelegt. Unter anderem gibt es Obergrenzen für die Anzahl von versendeten Nachrichten und auch der Inhalt wird überprüft. Jede Nachrichtenvorlage für Newsletter muss von Meta vorab freigegeben werden. Aus rechtlicher Sicht muss außerdem die DSGVO beachtet werden, welche eine Zustimmung (Opt-In) des Nutzers zum Empfang des Newsletters voraussetzt. Der Versand von Promotional Messages ist nur über die WhatsApp API möglich und DSGVO-konform. Diese Voraussetzungen mögen sich vielleicht aufwändig anhören, sind jedoch mit Mateo sehr simpel umzusetzen.
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Warum sollten Unternehmen WhatsApp Newsletter erstellen?

Mit WhatsApp Kampagnen haben Sie das Potenzial, ihre Kunden dort zu erreichen, wo sie sich sowieso aufhalten. Darüber hinaus gibt es noch viele andere Gründe, warum Sie Ihr Online Marketing mit WhatsApp aufwerten sollten: 

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Das Resultat bei den meisten Unternehmen: Höherer Customer-Lifetime-Value, Umsatzsteigerungen und höherer Unternehmensgewinn, auch durch Upselling und Cross-Selling. Mehr Informationen zu den Vorteilen von WhatsApp Marketing erhalten Sie hier.

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WhatsApp Newsletter erstellen - So geht's

Schritt 1: Voraussetzungen für Unternehmen prüfen

Alle Unternehmen, die WhatsApp Business oder die WhatsApp API Schnittstelle nutzen, müssen die WhatsApp Commerce Policy einhalten. Laut der Handelsrichtlinie sind folgende Branchen und Dienstleistungen von der Nutzung sämtlicher WhatsApp Business Produkte ausgeschlossen:

• Alkohol, Tabakwaren und Zubehör
• Drogen und Medikamente
• Illegale Produkte und Dienstleistungen
• Unsichere Nahrungsergänzungsmittel
• Waffen, Munition oder Sprengstoff
• uvm.

Dementsprechend müssen Unternehmen vorab prüfen, ob sie laut der Handelsrichtlinie berechtigt sind, WhatsApp Business bzw. WhatsApp Business API zu nutzen und ob sie bei der Verwendung des Messengers die Nutzungsbedingungen einhalten können. Ansonsten droht die Sperrung des WhatsApp Profils.

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Um WhatsApp Newsletter gemäß der DSGVO und der Nutzungsbedingungen von WhatsApp zu versenden, müssen zusätzlich die WhatsApp Business API  verwendet werden.

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Achtung: Versenden Sie bitte keine Newsletter über die WhatsApp Broadcast Funktion. Der Versand von Marketing Nachrichten per WhatsApp Broadcast ist genauso wie die Verwendung der standardmäßigen WhatsApp Business App nicht DSGVO-konform. Nur über die WhatsApp Business API Plattform ist der Versand von Marketing Nachrichten an Ihre Zielgruppe mit den Datenschutzrichtlinien vereinbar. Alle Infos dazu erhalten Sie in unserem Artikel "WhatsApp Broadcast fürs Online Marketing verwenden? Lieber nicht!".

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Schritt 2: WhatsApp API Anbieter auswählen

Da der professionelle und DSGVO-konforme Versand von WhatsApp Newslettern nur über die WhatsApp API Schnittstelle möglich ist, müssen Sie, falls noch nicht geschehen, einen WhatsApp API Anbieter auswählen. Bitte beachten Sie dabei, dass nicht alle WhatsApp API Anbieter auch das Erstellen, Versenden und Analysieren von WhatsApp Newslettern unterstützen.

Der Ablauf einer WhatsApp Marketing Kampagne unterscheidet sich grundsätzlich je nach Anbieter der WhatsApp API. Einige generelle Schritte werden jedoch bei keiner Kampagne fehlen und sind im Folgenden aufgelistet.

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Schritt 3: Opt-In der Kunden einsammeln

Opt-In Grundlagen bei WhatsApp Newslettern

Genauso wie beim E-Mail Newsletter gilt auch bei über WhatsApp Business versendeten Newslettern, dass vorab ein Opt-In der Empfänger eingeholt werden muss. Das Zusenden von Werbung oder das Speichern von personenbezogenen Daten ohne Zustimmung der Abonnenten oder durch ein Opt-out ist in der EU schon länger nicht mehr erlaubt. Im Gegensatz zum Opt-out, bei dem die betroffene Person der Speicherung von Daten oder dem Empfang von Werbung aktiv widersprechen muss, muss beim Opt-in der Empfänger aktiv zustimmen. Die Bedingungen für Einwilligung sind in Art. 7 DSGVO geregelt.

Der Versand von WhatsApp Newslettern ohne Einverständniserklärung der Empfänger verstößt sowohl gegen geltendes Recht als auch gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp Business und kann somit nicht nur zu einer Sperrung des WhatsApp Accounts führen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um die WhatsApp Nutzungsbedingungen und die DSGVO gleichzeitig einzuhalten, sollte zudem darauf geachtet werden, dass der Name des jeweiligen Unternehmens eindeutig zu erkennen ist und der betroffenen Person deutlich gemacht wird, dass sie durch die Zustimmung Werbenachrichten erhalten wird. Es ist ebenfalls empfehlenswert, mitzuteilen, wie oft die Person den Newsletter erhält. Eine klare Kommunikation schafft die nötige Vertrauensbasis zum Kunden. Und dieses Vertrauen sollte nicht ausgenutzt werden, denn den Empfängern muss die Möglichkeit gegeben werden, den WhatsApp Newsletter jederzeit mit wenigen Klicks abzubestellen. Beim WhatsApp Messenger ist standardmäßig die Funktion integriert, dass Empfänger lediglich eine Nachricht mit “Stop” an das Unternehmen senden müssen, um den Newsletter abzubestellen. Wenn ein Unternehmen also im Abstand von nur wenigen Tagen Newsletter versendet oder den Kunden keinen Mehrwert bietet, sinkt die Abonnentenzahl rasch gegen Null. In unserem Artikel über WhatsApp Marketing haben wir dazu viele hilfreiche Tipps aufgeführt.

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Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-In

Die Möglichkeiten zum Einsammeln des Opt-in sind vielseitig: Entweder Pop-Up auf der Webseite, per Formular zum Ausfüllen, als Link auf Social Media oder als Einladung in der per Mail versandten Bestellbestätigung. Mit ein wenig Kreativität und attraktiven Anreizen, wie zum Beispiel Rabatt auf den ersten Einkauf nach Abonnieren des Newsletters, können Sie sich schnell eine große Anzahl an treuen Newsletter-Empfängern aufbauen. Mateo unterstützt Sie gerne dabei.

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Schritt 4: Zielgruppe auswählen und Nachricht formulieren

Identifizieren Sie zunächst Ihre Zielgruppe, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht die richtigen Personen erreicht und interessant für Ihre Kunden ist. Nutzen Sie vorhandene Daten, um Ihre Empfänger in spezifische Segmente zu unterteilen. Dies ermöglicht eine gezielte Ansprache und erhöht die Relevanz Ihrer Inhalte. Formulieren Sie anschließend eine klare und prägnante Nachricht. Verwenden Sie Personalisierung, um die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger zu gewinnen, und integrieren Sie visuelle Elemente wie Bilder und Videos, um die Nachricht ansprechender zu gestalten. Achten Sie darauf, dass der Ton und Inhalt der Nachricht zur Zielgruppe passen.

Sobald die Nachricht formuliert ist, müssen Sie diese genauso wie andere Nachrichtenvorlagen bei Meta einreichen und bis zu 24 h auf die Genehmigung warten.

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Schritt 5: Newsletter versenden

Nachdem Sie die Nachrichten formuliert haben, ist der Versand der nächste wichtige Schritt. Bestimmen Sie den optimalen Zeitpunkt für den Versand, basierend auf den Aktivitätszeiten Ihrer Zielgruppe. Nutzen Sie, falls Ihr WhatsApp API Anbieter diese unterstützt, Automatisierungstools, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten pünktlich und regelmäßig versendet werden. Ein regelmäßiger Versandplan hilft, die Kundenbindung zu stärken und Ihre Marke im Gedächtnis der Empfänger zu verankern.

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Schritt 6: Ergebnisse analysieren

Nach dem Versand Ihrer Nachrichten ist es entscheidend, den Erfolg Ihrer Kampagne zu messen und kontinuierlich zu optimieren. Analysieren Sie die Öffnungs-, Klick-, Antwort- und Konversionsraten Ihrer Nachrichten, um zu verstehen, wie gut Ihre Kampagne funktioniert. Sammeln Sie Feedback von Ihren Empfängern, um die Zufriedenheit zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Passen Sie Ihre Strategie basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen an, um die Effektivität Ihrer WhatsApp Newsletter kontinuierlich zu steigern.

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Kosten von WhatsApp Newsletter Marketing

WhatsApp Newsletter zählen zu der "Marketing"-Kategorie von Nachrichten und kosten in Deutschland 11,31 Cent pro Newsletter. Dazu kommen die Gebühren, die Ihr WhatsApp API Anbieter verlangt. WhatsApp Newsletter können ausschließlich über die WhatsApp API Schnittstelle versendet werden. Ein Versand über die herkömmliche WhatsApp Business App ist nicht möglich. Die Gesamtkosten pro Newsletter sind letztendlich höher als bei E-Mails, doch durch die enorm gesteigerte Konversionsrate lohnen sich WhatsApp Newsletter für die meisten Unternehmen.

• Service: Unterhaltung, die von einem Kunden gestartet wurde. Kosten in Deutschland: 6,79 Cent ab der 1.001 Unterhaltung, davor kostenfrei.

• Verwaltung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und für den Kunden wichtige Informationen enthält. Beispielsweise Infos über Bestellungen, Transaktionen und Kundenaccounts. Kosten in Deutschland: 4,56 Cent

• Authentifizierung: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und Verifizierungscodes für den Zugriff auf das Kundenkonto enthält. Kosten in Deutschland: 6,36 Cent

• Marketing: Unterhaltung, die von dem Unternehmen initiiert wurde und werbliche Nachrichten wie beispielsweise Produktankündigungen oder Rabattaktionen beinhaltet. Kosten in Deutschland: 11,31 Cent

Da alle Unterhaltungen, die von dem Unternehmen initiiert wurden, ausschließlich mit einer Nachrichtenvorlage begonnen werden können, erfolgt die Einteilung in die Kategorien anhand dieser Nachrichtenvorlage. Hier finden Sie die aktuellen Preise direkt von Meta.
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WhatsApp Newsletter mit Mateo versenden

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1. Voraussetzungen prüfen
   Vorab muss geprüft werden, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind, die für die Erstellung von WhatsApp Kampagnen benötigt werden. Dazu zählt natürlich der Zugang zur WhatsApp Business API, sprich ein Mateo-Account (mindestens „Premium“) und die Verifizierung von Meta. Stellen Sie sicher, dass Sie die WhatsApp Handelsrichtlinie einhalten und machen Sie sich nochmals mit der DSGVO vertraut.

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2. Daten vorbereiten
   Für eine professionelle WhatsApp Newsletter Kampagne sollten Ihre Kundendaten vollständig und korrekt sein, insbesondere die Namen und die Telefonnummern Ihrer Kunden. Vermeiden Sie Duplikate und inkludieren Sie Daten, die zur Zielgruppensegmentierung geeignet sind.

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3. Zielgruppe bestimmen
   Um die Abmelderate gering und die Konversionsrate besonders hoch zu halten, sollten Ihre WhatsApp Newsletter unbedingt an die Zielgruppe angepasst sein. Überlegen Sie sich daher vorab, welche Kundengruppe Sie mit dem Newsletter ansprechen möchten und legen Sie Kriterien zur Segmentierung fest. Achten Sie darauf, dass die entsprechenden Attribute in Ihren Kundendaten vorhanden sind.

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4. Opt-Ins einsammeln
   Ohne das Einverständnis der Empfänger dürfen keine Newsletter versendet werden (Art. 7 DSGVO). Sammeln Sie daher von möglichst vielen Kunden ein Opt-In ein. Nutzen Sie dafür verschiedene Wege, sowohl online als Link (Hier geht’s zum WhatsApp Newsletter von Mateo) als auch offline mit einem QR Code. Es gibt dutzende Wege, um Opt-Ins einzusammeln: In E-Mails, auf Ihrer Webseite, an der Kasse, in Umkleideräumen, auf Messen, in Dokumenten, auf Social Media, etc. Für noch mehr Anmeldungen zu Ihrem Newsletter sollten Sie Ihre Kunden mit Rabatten, Gutscheinen, Gewinnspielen oder anderen Vorteilen überzeugen.

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5. Kampagne in Mateo erstellen
   Nun kann endlich die WhatsApp Kampagne erstellt werden. Öffnen Sie dafür Mateo in der Web-App. Formulieren Sie einen inhaltlich und optisch ansprechenden Newsletter und lassen Sie diesen als Nachrichtenvorlage (Kategorie „Marketing“) von Meta genehmigen. Legen Sie fest, an welche Empfänger und zu welchem Anlass oder Uhrzeit der Newsletter versendet werden soll.

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6. Newsletter versenden
   Vergewissern Sie sich ein letztes Mal, dass die Kampagne korrekt erstellt wurde und schalten Sie diese live. Der Versand über WhatsApp erfolgt automatisch.
   
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7. ‍Analyse & Auswertung
   Einige Zeit nach dem Start der Newsletter-Kampagne sollten Sie die Analyse und Auswertung durchführen. Ermitteln Sie die Öffnungs-, Antwort- und Abmelderate mit den praktischen Tools von Mateo und rechnen Sie die erzielte Umsatzsteigerung aus. Nutzen Sie diese Daten und führen Sie ggf. A/B-Tests durch, um Ihre Newsletter kontinuierlich zu optimieren.
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Mateos Messaging Software bietet weit mehr als nur WhatsApp Marketing und Zugriff auf die WhatsApp API. Diverse Eigenschaften und Tools führen dazu, dass Mateos zentrale Messaging Software Ihrem Unternehmen einen unvergleichbaren Mehrwert bietet:
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• ‍Zentrale Benutzeroberfläche: Mateo vereint WhatsApp Business API, E-Mail, Instagram, SMS und Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Die intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet diverse Tools für effiziente Kundenkommunikation und spart Ihnen wertvolle Arbeitszeit.
  

• Integrationen: Mit Mateo können Sie WhatsApp in über 6.000 Softwareprogramme integrieren und vollautomatisierte Nachrichten wie z.B. Einladungen, Bestellbestätigungen, Versandinformationen, Rechnungen oder Erinnerungen versenden.
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• Newsletter Marketing: Versenden Sie DSGVO-konforme Newsletter über WhatsApp oder SMS und profitieren Sie von Öffnungsraten über 95 %.
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• Bewertungsmanagement: Mateo kann automatisiert Online-Bewertungen von Ihren Kunden anfordern, was Ihr Google-Ranking und das Vertrauen in Ihr Unternehmen stärkt.
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• ‍Datenschutz: Mateo erfüllt alle deutschen und europäischen Datenschutzanforderungen und bietet Ende-zu-Ende Verschlüsselung für sichere Kundenkommunikation.
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• Skalierbarkeit: Unsere Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe und lässt sich je nach Paket unbegrenzt erweitern.‍
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• Kostengünstiger Anbieter: Mit einem Einstiegspreis von nur 79 Euro monatlich bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis.
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