WhatsApp Quick Reply einrichten - Anleitung [August 2023]

Wenn Sie bereits erfolgreich in die Kundenkommunikation über WhatsApp Business gestartet sind, kennen Sie sicherlich die WhatsApp Quick Replies. Diese Funktion eröffnet Ihnen die Möglichkeit, die Kundeninteraktion von Anfang an zu optimieren und dabei wertvolle Zeit zu sparen. Aber was verbirgt sich genau hinter den WhatsApp Quick Reply?

WhatsApp Quick Replies sind vordefinierte Textnachrichten, die Ihnen ermöglichen, häufig gestellte Kundenanfragen effizient zu beantworten. Diese Funktion geht jedoch noch einen Schritt weiter, indem Sie Kunden nicht nur reaktiv bedienen, sondern auch aktiv begrüßen und wichtige Informationen vermitteln können. Dies ist besonders wertvoll für den ersten Kundenkontakt oder um Interaktionen proaktiv anzustoßen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen nicht nur die Grundlagen von WhatsApp Quick Reply vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie diese nutzen können, um Kunden sofort willkommen zu heißen und wertvolle Interaktionen zu initiieren. Zusätzlich präsentieren wir Ihnen einige Beispiele von Quick Replies, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Die in geschweiften Klammern stehenden {{Textbausteine}} sind dabei anpassbare Variablen, die es ermöglichen, kundenindividuelle Angaben nahtlos in WhatsApp Quick Replies zu integrieren.

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Was ist Quick Reply in WhatsApp Business?

Quick Replies in WhatsApp Business (auch WhatsApp Schnellantworten genannt) sind vordefinierte Chatnachrichten, die automatisch bei bestimmten Ereignissen an Kunden gesendet werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, Kundenanfragen effizient zu bearbeiten und wichtige Informationen bereitzustellen. WhatsApp Quick Replies können vielfältige Funktionen haben und sind äußerst nützlich für die Kundenkommunikation.

Quick Replies in WhatsApp Business können entweder automatisiert oder manuell versendet werden. Für automatisierte Nachrichten eignen sich allgemeine Themen, wie beispielsweise die Begrüßung des Kunden nach einer eingehenden Nachricht. Sobald ein Kunde den Chat startet, kann eine automatische Begrüßungsnachricht versendet werden. Dies signalisiert dem Kunden, dass seine Nachricht angekommen ist und vom Unternehmen bearbeitet wird. Eine klare und sofortige Reaktion auf Kundenanfragen trägt dazu bei, Unsicherheiten zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Manuelle Quick Replies erleichtern dank der Nachrichtenvorlage mit Textbausteinen die Formulierung der Antwort. Somit müssen lediglich einige Wörter angepasst werden, anstatt die gesamte Nachricht manuell zu verfassen. Dies eignet sich bei allen häufiger auftretenden Kundenanliegen.

WhatsApp Quick Reply ist sowohl für Nutzer der WhatsApp Business App als auch in der WhatsApp Business API verfügbar. Private WhatsApp-Accounts haben keinen Zugriff auf dieses unternehmensspezifische Feature. 
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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie sogar tausende andere Programme mit WhatsApp verbinden. Sie können WhatsApp beispielsweise in Ihr Shop-System integrieren und somit automatisierte Bestell- und Versandbestätigungen versenden.

Sie nutzen aktuell noch einen privaten WhatsApp Account für Ihr Unternehmen? Warum sich ein Umstieg auf die WhatsApp Business API lohnt, erfahren Sie hier.

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WhatsApp Quick Reply einrichten - Anleitung

Quick Reply in  der WhatsApp Business App erstellen:

Quick Replies in WhatsApp Business sind sehr einfach einzurichten. Folgen Sie einfach dieser Anleitung (Quelle: WhatsApp FAQ):

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Für Android

• ‍Tippen Sie in der WhatsApp Business App auf “Weitere Optionen > Unternehmenstools > Schnellantworten”.
• Tippen Sie auf “Hinzufügen”.
• Tippen Sie auf “Nachricht”, um Ihre Nachricht zu verfassen.
• Tippen Sie auf “Kürzel”, um das Tastaturkürzel für Ihren Quick Reply festzulegen.
• Tippen Sie auf “SPEICHERN”

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Für iPhone

• Tippen Sie in der WhatsApp Business App auf “Einstellungen”.
• Tippen Sie auf “Unternehmenstools > Schnellantworten”.
• Tippen Sie auf “Hinzufügen”.
• Tippen Sie auf “Gib eine Nachricht ein” und verfassen Sie Ihre Nachricht.
• Tippen Sie auf “Kürzel”, um das Tastaturkürzel für Ihren Quick Reply festzulegen.
• Tippen Sie auf “Sichern”.
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Hinweis: WhatsApp Web und Desktop unterstützen keine Mediendateien in Quick Replies.

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Quick Reply über die WhatsApp Business API und Mateo erstellen:

Wenn Sie die WhatsApp Business API über Mateo nutzen, stehen Ihnen Quick Replies selbstverständlich als Feature zur Verfügung. Die Einrichtung verläuft folgendermaßen: 

1. Öffnen Sie die Mateo Webapp.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. 
3. Navigieren Sie zu “Nachrichtenkanäle” und wählen Sie Ihren WhatsApp-Kanal aus.
4. Aktivieren Sie die Option “Autoresponder”. 
5. Nun können sie automatische Nachrichten hinterlegen.
6. Über einen Klick auf “Bestätigen” speichern Sie Ihre Eingaben ab.

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Anwendungsfälle für Quick Reply in WhatsApp Business

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Begrüßung der Kunden

Eine der wichtigsten Anwendungen von Quick Reply in WhatsApp Business ist die Begrüßung Ihrer Kunden. Ähnlich wie das freundliche "Guten Tag" beim Betreten eines Ladengeschäfts signalisiert eine automatische Begrüßungsnachricht im WhatsApp-Chat Ihren Kunden, dass sie willkommen sind und dass ihre Anliegen schnell bearbeitet werden. Falls es derzeit zu längeren Antwortzeiten kommt, können Sie die Kunden direkt informieren und realistische Erwartungen bezüglich der Antwortzeiten setzen. Wenn ein Kunde außerhalb Ihrer Geschäftszeiten eine Nachricht sendet, können Sie auch in diesem Fall eine automatische Abwesenheitsnachricht verwenden, um ihm mitzuteilen, dass Sie aktuell nicht antworten können, und ihn bitten, sich während Ihrer regulären Öffnungszeiten erneut zu melden.

WhatsApp Kundensupport

Automatische Antworten spielen eine entscheidende Rolle im Bereich des Kundensupports über WhatsApp. Kunden erwarten heutzutage schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Anfragen. Hier kommen Quick Replies ins Spiel, um diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Wenn Kunden eine Anfrage stellen, kann das System automatisch eine Antwort senden, die bestätigt, dass die Nachricht empfangen wurde und dass das Supportteam bald mit einer Lösung antworten wird. Diese Zwischenbestätigung allein kann bereits das Vertrauen der Kunden stärken und die Frustration durch lange Wartezeiten mindern. In Fällen, in denen die Antwortzeit länger sein könnte, kann die automatische Antwort den Kunden über den geschätzten Zeitrahmen informieren und möglicherweise alternative Informationsquellen anbieten. Auf diese Weise wird der Kundensupport effizienter gestaltet und die Kundenzufriedenheit erhöht.

WhatsApp Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitszeiten kommen in jedem Unternehmen vor, sei es aufgrund von Feiertagen, Urlaub oder geplanten/ungeplanten Schließungen. Hier sind Quick Replies äußerst nützlich. Wenn ein Kunde Ihnen eine Nachricht sendet, während Ihr Geschäft geschlossen ist, kann eine automatische Abwesenheitsnachricht ihm mitteilen, dass Sie vorübergehend nicht verfügbar sind und wann er eine Antwort erwarten kann. Dies schafft Transparenz und reduziert die Frustration der Kunden. Gleichzeitig können Sie alternative Kontaktmöglichkeiten oder Ressourcen angeben, die den Kunden während Ihrer Abwesenheit weiterhelfen könnten. Diese Art der automatischen Antwort steigert nicht nur die Professionalität Ihres Unternehmens, sondern zeigt auch, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden ernst nehmen.

Quick Replies in WhatsApp Business bieten somit vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, um die Kundenkommunikation effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten.

‍Erfahren Sie in unserer Fallstudie, wie die Tierarztpraxis Dokos 30% aller Terminanfragen mittels Mateo und automatischen Antwortnachrichten automatisieren konnte.

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5 Nachrichtenvorlagen für WhatsApp Quick Reply

1. Willkommensnachricht innerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geoeffnet

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze bei Ihnen melden. Wenn es um eine Bestellung geht, halten Sie bitte Ihre Bestellnummer bereit. 

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2. Willkommensnachricht außerhalb Öffnungszeit

Vorgeschlagener Name: autoreply_geschlossen

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}, vielen Dank für Ihre Nachricht. Leider erreichen Sie uns außerhalb unserer Öffnungszeiten. Sobald wir wieder geöffnet haben, werden wir uns bei Ihnen melden.

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3. Opt-In Anfrage

Vorgeschlagener Name: optin_anfrage

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Für eine einfache Kommunikation mit Ihnen würden wir Sie gerne per WhatsApp anschreiben. Um die Unterhaltung zu beginnen, antworten Sie bitte mit “Ja”. 

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4. Weiterleitung an die zuständige Abteilung oder Person 

Vorgeschlagener Name: zustaendige_abteilung_info

Textbeispiel: Für eine bestmögliche Bearbeitung Ihres Anliegens wurde die Nachricht an die zuständige Abteilung übergeben. Ein Mitarbeiter wird sich in Kürze hier bei Ihnen melden. 

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5. Reklamationseingang 

Vorgeschlagener Name: reklamation_eingang

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern.

Textbeispiel: Hallo {{Kunde}}. Es tut uns Leid zu hören, dass Sie auf ein Problem gestoßen sind. Wir sind stets bemüht, unseren Kunden in solchen Fällen bestens zur Seite zu stehen. Wir werden uns sofort um ihr Anliegen kümmern. 
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Übrigens: Mit der WhatsApp API können Sie im Gegensatz zu der normalen WhatsApp Business Version sogar  WhatsApp Newsletter versenden und damit äußerst effektives Bestandskundenmarketing betreiben um Ihre Umsätze zu steigern. Alle Infos zum WhatsApp Newsletter gibt´s hier!

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Revolutionieren Sie Ihre Kundenkommunikation mit Mateo!

Wir von Mateo sind Ihre Messaging-Experten, wenn es um die Kundenkommunikation geht. Hunderte Unternehmen nutzen bereits Mateo und zeigen sich begeistert. Unsere Kunden wissen folgende Vorteile von Mateo besonders zu schätzen:

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Zentrale Benutzeroberfläche

Mateo bündelt neben WhatsApp Business API viele weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram, Google Business Chat, SMS oder Facebook Messenger in einem zentralen Posteingang. Auf der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche finden Sie diverse hilfreiche Tools für eine besonders effiziente Kundenkommunikation. Für Ihre Kunden steht ein Web-Widget mit den von Ihnen unterstützten Nachrichtenkanälen für eine besonders einfache Kontaktaufnahme bereit.

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Individuelle Nachrichtenvorlagen

Dank diverser Nachrichtenvorlagen, die sich individuell erstellen lassen, wird der Schreibaufwand minimiert und die Effizienz der Kundenkommunikation gesteigert. So lassen sich die Personalressourcen im Servicebereich anderweitig einsetzen.

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WhatsApp & SMS Marketing Newsletter

Mit der WhatsApp API Lösung von Mateo lassen sich Newsletter DSGVO-konform versenden. Durch die erstklassige Öffnungsrate von 98% bei WhatsApp Nachrichten lässt sich das Marketing somit deutlich besser betreiben als per E-Mail oder anderen Kanälen. Mit Mateo können Sie Ihre Marketing Newsletter auch per SMS automatisiert versenden.

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Mehr positive Google-Bewertungen

Mit Mateo schaffen Sie ein herausragendes Kundenerlebnis. Mateo kann von Ihren Kunden automatisiert Online-Bewertungen anfordern. Je mehr Bewertungen Sie haben, desto besser werden Sie zum Beispiel auf Google gefunden. Bewertungen schaffen außerdem Vertrauen in Ihr Unternehmen.

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Datenschutz

Mateos Messaging-Tool ist mit allen deutschen und europäischen rechtlich bindenden Datenschutzanforderungen vereinbar. Bei Gesetzesanpassungen wird die Software gegebenenfalls entsprechend überarbeitet. Für eine absolut sichere Kundenkommunikation sind alle Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt. Alle Infos zur DSGVO bei der Verwendung von WhatsApp können Sie in unserem Artikel "WhatsApp Business und DSGVO" nachlesen. Dadurch vermeiden Sie die bei einer Nichteinhaltung der DSGVO (= Nutzung der standardmäßigen WhatsApp Business App) häufig auftretenden Abmahnungen, empfindlichen Strafen und teuren Prozesskosten.

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Skalierbarkeit für alle Unternehmensgrößen

Durch die Vielzahl an Unternehmen, die Mateo bereits mit großer Zufriedenheit nutzen, wurde die Skalierbarkeit des Messaging-Tools bestätigt. Egal, ob Kunden nur wenige Mitarbeiter oder viele Hundert beschäftigen - die Software funktioniert reibungslos und je nach Paket mit einer unbegrenzten Anzahl an Endgeräten, Nutzern und Rufnummern. Dadurch, dass die Arbeitsbelastung im Kundenservicebereich durch Mateo deutlich reduziert wird, ergeben sich für viele Unternehmen neue Wachstumsmöglichkeiten.

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Kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API

Mit einem Einstiegspreis von lediglich 79 Euro monatlich ist Mateo ein kostengünstiger Anbieter für WhatsApp Business API Lösungen auf dem deutschen Markt. In Verbindung mit der Integration von weiteren Kommunikationskanälen und diversen hilfreichen Tools bietet Mateo ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Mateos persönliche Kundenbetreuung unterstützt die Unternehmen bei jedem Schritt der Integration und sorgt damit für sehr geringe Einstiegshürden.

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